Kasa on-line dla budowlanki – jaką wybrać?

Redakcja

Kasa on-line dla budowlanki powinna być przede wszystkim mobilna, poręczna, odporna na wstrząsy i elastyczna w komunikacji z Internetem. Cena też ma znaczenie, ale nie warto się na niej skupiać.

Zgodnie z ustawą o VAT od 1 lipca 2021 roku budowlanka traci prawo do zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej. Wiele firm budowlanych po raz pierwszy w swojej historii zacznie rejestrację sprzedaży swoich towarów i usług za pomocą tego urządzenia. I to od razu w formie on-line.


UWAGA!

Dotrzymanie terminu jest bardzo ważne. Od spełnienia tego warunku zależy bowiem m.in. prawo do skorzystania z ulgi do 700 zł na zakup kasy online.


 

Ponieważ kasy fiskalne on-line nie są tanie, przed podjęciem ostatecznej decyzji dobrze byłoby dobrze rozpoznać nie tylko możliwości finansowe, ale i potrzeby swojej firmy. Warto również wiedzieć, jakie kasy fiskalne on-line firmom budowlanym oferuje rynek.

Kasa on-line dla budowlanki – na co zwrócić uwagę​?

Firma budowlana to firma usługowa, która swoje usługi świadczy w miejscu wskazanym przez klienta. Tak jak osoby pracujące w tej firmie, kasa fiskalna on-line powinna być mobilna. Musi też zapewniać dobre połączenie z internetem niezależnie od tego, gdzie aktualnie firma świadczy swoje usługi. Jest to warunek niezbędny, aby uważać kasę za przydatną w firmie budowlanej. Zgodnie z przepisami, to właściciel musi zapewnić komunikację kasy z Centralnym Repozytorium Kas (CRK).

Co poza mobilnością?

Mobilność i dobra komunikacja z siecią internetową to najważniejsze, ale nie jedyne cechy kasy fiskalnej on-line, która sprawdzi się w budowlance. Ze względu na charakter pracy i warunki, w jakich ona się odbywa, wybierając kasę, właściciel firmy budowlanej powinien uwzględnić także:

  • odporność kasy na wstrząsy, pyły, warunki pogodowe itp.
  • pojemność bazy towarowej – ilość pozycji towarów i usług, które może wprowadzić do pamięci kasy i czytelność ich opisu (liczba znaków do wykorzystania);
  • rozmiary i ciężar urządzenia – nie powinna sprawiać trudności w transportowaniu, a więc dać się schować do teczki, plecaka albo schowka w samochodzie;
  • czytelność wyświetlacza i wydruku – nazwy produktów i cena powinny być dobrze widoczne zarówno dla użytkownika kasy, jak i klienta;
  • wytrzymałość akumulatora i możliwość jego ładowania np. w samochodzie;
  • możliwość rozbudowy/rozszerzenia funkcjonalności kasy;
  • zasady przesyłu danych – okres objęty kosztem zakupu urządzenia, okres w jakim będzie można korzystać z łącza po upływie tego terminu, warunki korzystania z sieci GSM innych operatorów, gdy nie ma sieć, która realizuje przesył nie ma zasięgu w danym miejscu;
  • cena – droższa kasa będzie m.in. bardzie odporna na uszkodzenia, prostsza w obsłudze, a jej oprogramowanie będzie szybciej reagować na polecenia użytkownika.

Jakie kasy fiskalne on-line dla budowlanki oferuje rynek?

Choć warunki pracy urządzeń w branży budowlanej są specyficzne, kasy on-line oferowane jej przez producentów to modele, z których korzystają też firmy z innych branż. Mają więc one właściwości i funkcjonalności niekoniecznie w budowlance przydatne. Na co zatem zwrócić szczególną uwagę? Naszym zdaniem do najważniejszych cech należą:

  • rozmiary urządzenia i moc baterii;
  • odporność na uszkodzenia,
  • czytelność wydruku i wyświetlacza,
  • baza towarowa,
  • warunki przesyłu danych.

Rozmiary kasy on-line i moc baterii

Kasy fiskalne on-line oferowane budowlance to przede wszystkim urządzenia mobilne. Mają niewielkie rozmiary i ciężar – najlżejsza waży niecałe pół kilograma. Łatwo dają się spakować do teczki bądź plecaka, a nawet do kieszeni. Co ważne, mają wytrzymałe baterie – niektóre kasy bez ładowania wydrukują nawet 8 000 tys. paragonów. Są też takie, które można naładować za pomocą łącza USB oraz takie, którym wystarczy ładowarka samochodowa.

Odporność na uszkodzenia

Większość kas mobilnych odporna jest na wstrząsy. Tylko nieliczne zniosą jednak działanie różnego rodzaju pyłów i zachlapań, a o te przecież na budowach nie trudno. Zazwyczaj łatwo wymienia się w nich papier – wystarczy wrzucić go do kasetki. Jeżeli to dla nas ważne, na rynku dostępne są modele umożliwiające obsługę w rękawiczkach. Trzeba jednak dopytać, czy na pewno są to rękawiczki, jakich używają budowlańcy.

Czytelny wydruk i wyświetlacz

Najnowocześniejsze kasy mobilne uwzględniają także potrzeby klientów. Mają dwa wyświetlacze: na panelu głównym i „główce”. Dzięki temu pozycje wprowadzane na paragon widzi zarówno użytkownik kasy, jak i klient. Z myślą o jednych i drugich opracowano urządzenia z możliwością rozszerzonego produktu bądź usługi, bo do dyspozycji mamy aż 40 znaków.

Baza towarowa

Dla firm, które budują domy od A do Z i same kupują niezbędne materiały, ważna może okazać się możliwość wprowadzenia do bazy towarowej szerokiego asortymentu produktów i różnego rodzaju usług. Oferta standardowa obejmuje najniższą z możliwych pojemność bazy, a za rozszerzenie o kolejne tysiące trzeba dodatkowo zapłacić. Aktualnie rynek oferuje mobilne kasy on-line z bazą towarową od 1 do kilku tysięcy pozycji i możliwością wydrukowania ich na jednym paragonie aż 100.

Warunki przesyłu danych do CRK

Z CRK kasy mobilne łączą się zwykle na więcej niż jeden sposób. W pakiecie zawsze jest możliwość przesyłu danych za pośrednictwem sieci GSM i WiFi. Niektóre urządzenia korzystają także z łącza Bluetooth albo USB (USB tylko wtedy, gdy kasa pracuje stacjonarnie).

W wersji standardowej w kosztach zakupu kasy sprzedawcy oferują niestety przesył danych za pośrednictwem sieci konkretnego operatora. Gdy będziemy poza jej zasięgiem, za korzystanie z sieci innych telefonii komórkowych będziemy musieli zapłacić. Jeżeli często pracujemy w miejscach, gdzie sygnał sieci realizującej przesył danych często jest słaby, dobrze jest zakupić urządzenie z anteną zewnętrzną. Wzmocnimy w ten sposób odbiór sygnału i ograniczymy wysokość opłat na rzecz innych operatorów.

Gdybyśmy z CRK chcieli łączyć się, korzystając z sieci operatora, którego sami wybierzemy, w przypadku określonych modeli kas mobilnych jest to możliwe. Wystarczy, że sprzedawca wyposaży go w odpowiedni modem i kartę SIM. Będziemy jednak musieli za taką operację zapłacić. Na własny koszt będziemy musieli też zapewnić sobie łącze z CRK po upływie okresu, na który opiewa umowa zakupu urządzenia. A ten może być bardzo różny: od 3 do ponad 7 lat.

kasa-on-line-dla-budowlanki
Foto: Posnet

Co zamiast kasy on-line?

Rynek urządzeń fiskalnych nieustannie się rozwija, starając się zaspokoić jak najwięcej potrzeb użytkowników i ich klientów. Aby spełnić wymagania ustawy o VAT, firma wcale nie musi stosować kasy fiskalnej on-line. Zamiast niej może używać drukarki fiskalnej, kasoterminala fiskalnego albo fiskalnego terminala płatniczego. Wszystkie dostępne są w wersji mobilnej i po fiskalizacji realizują przesył danych do CRK.

Drukarka fiskalna

Głównym zadaniem drukarki fiskalnej jest przesyłanie danych: do CRK i programu sprzedażowego zainstalowanego na firmowym komputerze lub laptopie. Nie jest to zatem urządzenie samodzielne, ale bardzo usprawnia zarządzanie sprzedażą i stanem magazynu. Wszystkie dane o sprzedaży gromadzi właśnie program sprzedażowy i to on de facto wystawia paragony i faktury. Drukarka umożliwia zaś aktualizację zawartych w nim danych w czasie realnym. Transakcja, którą zaewidencjonujemy za pomocą drukarki, natychmiast bowiem znajdzie odzwierciedlenie w danych o zasobach magazynu. Z tego powodu sprzedaż towaru, którego zapasy się wyczerpią w danym momencie, nie będzie możliwa aż do uzupełnienia braku.

Istotną zaletą drukarek fiskalnych jest ponadto możliwość opracowywania i drukowania wielu dokumentów, niekoniecznie fiskalnych. Dzięki niej szybko zrobimy raporty sprzedaży, potrzebne analizy, a także wydamy np. kupon rabatowy.

Kasoterminal fiskalny

Kasoterminale to połączenie drukarki fiskalnej i terminala płatniczego (w wersji rozszerzonej także tabletu), które pełnią funkcję kasy on-line i umożliwiają płatność kartą. W odróżnieniu od mobilnych kas on-line wydrukujemy na nich nie tylko paragon, ale i fakturę. I możemy to zrobić w z dowolnego miejsca na świecie.

Z Internetem kasoterminale łączą się za pomocą modułu GSM, kabla ethernet lub Wi-Fi. Dane o sprzedaży przesyłają one do CRK oraz na specjalną platformę, do której dostęp ma tylko przedsiębiorca. Dzięki zgromadzonym tam danym, może usprawnić zarządzanie sprzedażą i gospodarką magazynową w swojej firmie. Na rynku są już takie rozwiązania, które umożliwiają łączenie się z platformą za pomocą smartfona.

Urządzeniem certyfikowanym w kasoterminalu jest drukarka, oprogramowanie której można aktualizować w zależności od potrzeb. Terminal kupujemy na własność, nie płacimy więc żadnej opłaty abonamentowej. Z jednej strony to oszczędność, ale z drugiej pewna niedogodność, bo to my musimy troszczyć się o jego niezbędne aktualizacje.

Fiskalny terminal płatniczy

Z technologicznego punktu widzenia to najnowocześniejsze urządzenie fiskalne. Łączą one funkcje aż trzech urządzeń: kasy fiskalnej, terminala płatniczego i drukarki fiskalnej. Opracowano je z myślą o firmach, w których bardzo ważna jest nie tylko mobilność, ale i poziom obsługi klienta. Dzięki bardzo nowoczesnemu terminalowi klienci za towar lub usługę zapłacić mogą zarówno kartą (dowolną!), jak i telefonem komórkowym. Terminal nie jest jednak naszą własnością, a wynajmujemy go od firmy sprzedającej urządzenie. Za wynajem płacimy abonament, ale nie musimy martwić się o jego niezbędne aktualizacje. Jeżeli spełniamy wymogi programu Polska Bezgotówkowa, przez rok możemy z niego korzystać bezpłatnie.

Fiskalny terminal płatniczy może pracować w trybie drukarki albo kasy. Z Internetem łączy się poprzez terminal: w zależności od wersji jest to WiFi, Bluetooth, modem GPRS/LTE. Komunikację z programem sprzedażowym w firmie realizuje zaś w trybie drukarkowym poprzez Bluetooth.