Zarządzanie sobą w czasie (cz. I)

Sławomir Wyspiański, www.wyspianski.net

Czas to dobro limitowane, nieodnawialne i zupełnie od nas niezależne. Umiejętność jego efektywnego wykorzystania to coraz ważniejszy element skutecznego zarządzania. Dlatego rozpoczynamy kolejny cykl publikacji, w którym zajmiemy się zarządzaniem czasem, a raczej zarządzaniem sobą w czasie.

Czas to swego rodzaju kapitał dany nam na „tu i teraz”, w który warto starannie inwestować. Jest on zasobem ograniczonym, nie można go kupić, zmagazynować ani rozmnożyć. Z każdą chwilą staje się coraz cenniejszy, a poszukiwanie straconego czasu skazane jest na porażkę.

Czas jest nieuchwytny i tak naprawdę nie można nim zarządzać. Możemy jedynie lepiej i efektywniej wykorzystywać czas, który mamy do dyspozycji. Oznacza to, że poprzez kontrolowanie tego, co robimy, zarządzamy sobą w czasie i dokładnie to mamy na myśli, mówiąc o zarządzaniu czasem.

Zarządzanie sobą w czasie jest ważne w każdej dziedzinie naszego życia, zarówno w obszarze pracy, jak i w życiu prywatnym. Masz ograniczoną ilość czasu i od Ciebie zależy, gdzie go ulokujesz.

A oto zagadnienia, które omówimy a propos efektywnego wykorzystania czasu, zarówno w pracy zawodowej, jak i poza nią: czym jest zarządzanie czasem, korzyści z zarządzania sobą w czasie, krzywe wydajności, typy pracowników (pod kątem zarządzania czasem), kryteria i powody wpływające na zarządzanie sobą w czasie, definiowanie celów, pożeracze czasu, ustalanie priorytetów oraz zasady planowanie czasu. W tym artykule skupię się na pierwszych czterech.

Czym jest zarządzanie czasem?

W zarządzaniu sobą w czasie tak naprawdę chodzi o taką organizację swojej pracy i kierowanie sobą oraz otoczeniem, aby czas, jaki masz do dyspozycji, wykorzystać sensownie i optymalnie. Co znaczy sensownie? Musisz po prostu mądrze zagospodarować czas działaniami, które przybliżą Cię do realizacji Twoich celów. Wymaga to od Ciebie oceny czasu niezbędnego do ich realizacji, który musisz sobie zaplanować. Planując i kontrolując swoje działania w czasie, stajesz się bardziej skuteczny.

Od zarządzania czasem nie ma wolnego. To codzienny proces mający efektywnie kształtować nasz czas. W praktyce opiera się on na:

• ustalaniu harmonogramów działań;
• tworzeniu list zadań do wykonania;
• delegowaniu obowiązków i stosowaniu innych działań, które pomagają zorganizować czas w sposób efek­tywny.

Korzyści z zarządzania sobą w czasie

Umiejętność planowania swoich zadań, wyznaczania celów i ustalania priorytetów to umiejętności, które są coraz bardziej cenione nie tylko na rynku pracy, ale także w życiu prywatnym. Możesz być bardzo inteligentny, bardzo bystry albo bardzo sprytny, ale jeżeli źle wykorzystujesz swój czas, możesz mieć trudności ze sprostaniem swoim obowiązkom. Problemy możesz mieć zwłaszcza z zadaniami w pracy, bo tu ilość czasu na ich wykonanie jest najczęściej mocno limitowana.

Jeżeli chcesz efektywnie zarządzać swoimi działaniami w czasie, musisz się w to zaangażować i wyposażyć w odpowiednią wiedzę. Trochę to potrwa i na początku nie zawsze będzie łatwo pozbyć się starych nawyków. Korzyści jednak będą ogromne. Do najważniejszych należy:

• więcej satysfakcji z pracy w wyniku zredukowania presji terminów;
• mniej pośpiechu i chaosu, więcej przewidzianych działań;
• zmniejszenie stresu pozwalające na wydajniejszą pracę;
• łatwość określania i sprawniejsze osiąganie celów zawodowych i prywatnych;
• koncentracja na rzeczywiście ważnych zadaniach i sprawna ich realizacja;
• oszczędzanie czasu, pozyskiwanie go na rzeczywiście ważne zadania;
• dotrzymywanie terminów i realistyczne wyznaczanie terminów;
• bardziej racjonalne wykorzystanie przebiegu dnia – strukturyzacja zadań;
• szybsze załatwianie spraw poprzez grupowanie zadań w bloki;
• unikanie pustych przebiegów czasowych u siebie i u innych (pracownicy);
• zlecanie zadań do wykonania innym pracownikom;
• dobry klimat w pracy dobre stosunki z pracownikami.

Krzywe wydajności

Wydajność każdego człowieka podlega w ciągu dnia wielu wahaniom. Zmiany te mają charakter naturalny i są związane z dobowym rytmem energii życiowej ludzi. Krzywa wydajności dla każdego człowieka jest nieco inna, ale statystycznie określono przeciętną wydajność dzienną. Jej wahania prześledzić możesz na Wykresach 1 i 2.

Analizując te wykresy, możemy wyciągnąć następujące wnioski dla planowania zajęć w ciągu dnia pracy:

• warto poznać własny rytm dnia;
• skomplikowane i ważne sprawy należy planować podczas szczytowej wydajności przed południem;
• podczas spadku wydajności nie należy pracować wbrew własnemu rytmowi biologicznemu, ale próbować odprężyć się i wykorzystać ten czas na kontakty z ludźmi i czynności rutynowe;
• gdy krzywa wydajności wzrośnie popołudniu, można ponownie zająć się ważniejszymi sprawami;
• niezależnie czy jesteś „skowronkiem” czy „sową” na pracę warto przeznaczyć czas pomiędzy 6.30 a 14.00 oraz 16.00 a 22.00

Efekt piły

Człowiek oderwany od wykonywanego zadania (nawet na krótko) potrzebuje dodatkowego czasu na ponowne wciągnięcie się do pracy (Wykres 3). Statystycznie marnuje się w ten sposób 28% naszego czasu.

Typy pracowników

Gdy przyjrzymy się naszym pracownikom, na pewno zauważymy, że bardzo różnie wykorzystują czas spędzany w pracy. A to od nich w dużym stopniu zależy, czy nasza firma osiągnie założony cel. Patrząc na sposób wykonywania i nastawienie do pracy, możemy zauważyć różne typy pracowników. Jeżeli rozpoznasz, do którego z nich należą Twoi pracownicy, będziesz wiedział, jak lepiej nimi zarządzać. A jeżeli rozpoznasz, który typ zarządzania czasem sam reprezentujesz, dowiesz się, na czym polega Twój problem w zarządzaniu czasem. Dzięki temu będziesz mógł skorygować błędy, które popełniasz.

Typy te to:

1. Pracoholik – pracuje bez przerw, chyba że są to przerwy na pracę; brak mu jasno określonych celów, oprócz celu „praca dla pracy”; poza pracą nie ma innych zainteresowań; biorąc wolne, ma poczucie winy; zawsze jest „zawalony robotą”; nie potrafi zarządzać czasem.
2. Pracownik niezaangażowany – pracuje, bo tak trzeba, „bo takie jest życie”; nie robi absolutnie niczego poza konieczne minimum, a jeżeli się da, to mniej; nie identyfikuje się z firmą ani z jej wartościami; jego cele nie są w żaden sposób związane z celami miejsca, w którym pracuje; realizuje zadania terminowo, ale trzeba mu o nich przypominać; nie stara się zarządzać czasem.
3. Pracownik hobbysta – kocha swoją pracę, bo realizuje w niej swoje marzenia; praca sprawia mu/jej dużą przyjemność; realizuje zadania z pasją; zarządza czasem tak, by łączyć odpoczynek z pracą i odwrotnie.
4. Pracownik wydajny – dąży do realizacji wyznaczonego zadania w określonym terminie; potrafi wyznaczać cele, które są zbieżne z celami firmy; pracuje w godzinach pracy i nie potrzebuje nadgodzin, by zakończyć zadanie; potrafi wypoczywać; zachowuje równowagę między pracą a odpoczynkiem; świadomie zarządza czasem.


Sławomir Wyspiański  – prowadzi wykłady i praktyczne warsztaty z negocjacji biznesowych na Uczelni Łazarskiego w Warszawie w ramach studiów podyplomowych „Negocjacje i mediacje”. Prowadzi również firmę doradczą, specjalizującą się w negocjacjach oraz komunikacji marketingowej (www.wyspianski.net). Jego pasje to fotografia, filmowanie i żeglarstwo.