Zarządzanie sobą w czasie (cz. 2)

Sławomir Wyspiański, www.wyspianski.net

Efektywne wykorzystanie czasu to sztuka, którą coraz bardziej ceni się zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym. Aby nabrać w niej odpowiedniej biegłości, warto znać zasady właściwej organizacji zadań, które trzeba zrealizować.

Kontynuujemy nasz cykl poświęcony zarządzaniu sobą w czasie. To umiejętność bardzo przydatna zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym. Zwłaszcza u osób, które mają dużo zadań do wykonania, a do takich należą właściciele firm i kadra zarządzająca. Dlaczego? Bo czas nie stoi w miejscu, a nikt z nas nie ma nad nim władzy. Jedyne, co możemy zrobić, to efektywnie go wykorzystać i odpowiednio go ulokować. A to znaczy, że musimy kontrolować to, co robimy. To jedyny sposób, żeby choć w pewnym stopniu nad czasem zapanować.

Zarządzanie sobą w czasie to problem wieloaspektowy, wymaga więc omówienia wielu różnych zagadnień. W poprzednim artykule, pierwszym w tym cyklu, omówiłem korzyści z zarządzania sobą w czasie, krzywe wydajności pracy w czasie oraz typy pracowników wyróżnione ze względu na sposób wykonywania zadań zawodowych w czasie i ich nastawienie do pracy. Dziś natomiast skupię się na kryteriach, którymi posługujesz się, zarządzając sobą w czasie, wyznaczaniu celów, a na koniec nieco uwagi poświęcę pożeraczom czasu.

Kryteria zarządzania sobą w czasie

Chcesz, czy nie, czasem i tak zarządzasz, tyle że nie zawsze w sposób racjonalny i świadomy. Może Ci więc go zabraknąć na wykonanie istotnych zadań i możesz być nawet na siebie wkurzony. Jeżeli chcesz czas wykorzystywać bardziej efektywnie, powinieneś najpierw przyjrzeć się, jakie czynniki decydują o tym, czym w pracy lub w życiu prywatnym zajmujesz się przede wszystkim.

W teorii zarządzania sobą w czasie wyróżnia się sześć kryteriów mających podstawowy wpływ na to, jak lokujemy swój czas w poszczególne, ważne obszary naszego życia. Są to:

• priorytety osobiste – rangę poszczególnych zadań wyznaczasz w odniesieniu do rzeczy dla Ciebie ważnych. Nie muszą one wiązać się z pracą. Jeżeli najważniejsza jest dla Ciebie rodzina, weźmiesz na przykład urlop na żądanie, aby kibicować dziecku w rozgrywkach szkolnych;
• emocjonalna wartość – wykonanie poszczególnych zadań związane jest bezpośrednio z tym, co czujesz. Jeżeli któreś z nich ma dla Ciebie większe znaczenie emocjonalne niż pozostałe, możesz zdecydować, że to ono jest najważniejsze, nawet wtedy, gdy zdrowy rozsądek mówi Ci coś innego;
• racja działania – ważne są dla Ciebie powody, dla których coś ma być wykonane. Harmonogram działań opiera się zazwyczaj na chłodnej analizie znaczenia poszczególnych zadań;
• finansowa wartość – istotne jest, ile pieniędzy możesz zyskać lub stracić, podejmując lub rezygnując z określonych działań;
• ewentualne priorytety innych – związane z wolą innych osób. Wiesz, co powinieneś zrobić, ale inni próbują nakłonić Cię do zrobienia czegoś innego, twierdząc, że ich cele i zadania są ważniejsze niż Twoje;
• chronologiczne uporządkowanie – widzisz, że niektóre działania muszą być podjęte i zrealizowane przed innymi, a realizację niektórych można odłożyć nawet na później. (Takie uporządkowanie jest bardzo przydatne w tworzeniu dobrych list zadań.)
 

Zarządzając sobą w czasie, korzystać możesz ze wszystkich wymienionych kryteriów. Nie powinieneś jednak pozwolić, aby wszystkie miały taki sam wpływ na to, jak zarządzasz sobą w czasie. Fundamentalne znaczenie powinien mieć jeden z nich.

Ustalanie priorytetów

Jednym z najbardziej przydatnych narzędzi w zarządzaniu sobą w czasie jest zasada Pareta (zwana też zasadą 80/20). Nazwa pochodzi od nazwiska jej twórcy, włoskiego ekonomisty, który opisał ją już w 1895 roku. Zauważył on wówczas, że ze względu na wpływ i majątek współczesne mu społeczeństwo naturalnie dzieli się na tzw. niezbędną mniejszość, która stanowi około 20% ogółu oraz „nieistotną większość” stanowiącą jego 80%. Pareto odkrył także, że właściwie każda działalność gospodarcza podlega zasadzie podziału 80/20. Do dziś jej stosowanie sprawdza się w wielu obszarach związanych z prowadzeniem firmy.

W przypadku zarządzania sobą w czasie zasada Pareta oznacza, że 20% zużytego czasu odpowiada za 80% osiągniętych rezultatów; albo odwrotnie: 80% poświęconego na zadanie czasu odpowiada tylko 20% naszej efektywności. Kluczem do sukcesu nie jest więc wydłużanie czasu poświęconego na pracę, ale poprawne rozpoznawanie tych 20% działań, które determinują w 80% jego osiągnięcie i poświęcanie uwagi przede wszystkim im.

Wyznaczanie celu

Efektywne zarządzanie sobą w czasie to nie tylko teoria i jej założenia, ale też zbiór technik mających pomóc lepiej wykorzystywać czas. Pamiętaj, że jeżeli nie wiesz dokąd zmierzasz, nigdy tam nie dojdziesz. A to oznacza, że jeżeli chcesz osiągnąć cel, musisz go wyznaczyć. Jeżeli dobrze go sformułujesz, Twoje działania będą skuteczniejsze.

Zgodnie z podstawowymi zasadami wyznaczania celu powinien on być wyraźnie określony, krótki, realistyczny i odnosić się do konkretnych działań. Ale to nie wszystko. Jeżeli cel ma Cię motywować do działania, musi być dobrze sformułowany i wyznaczony. Co to znaczy? Tu autorzy różnych koncepcji mają nieco odmienne opinie. Zdaniem niektórych taki cel powinien być:

• sformułowany pozytywnie– komunikat nie może zawierać sformułowań zawierających negacje czy porównania;
• samodzielnie osiągalny – jego realizacja powinna zależeć od Ciebie, a nie od zewnętrznych okoliczności czy innych osób;
• sformułowany specyficznie i konkretnie;
• określony przez wskaźniki, po których poznasz, że ten cel został osiągnięty;
• określony w czasie – powinien posiadać deadline;
• ekologiczny – powinieneś/powinnaś spojrzeć na cel w kontekście całego życia, wszystkich jego obszarów i przeanalizować, jak jego osiągnięcie wpłynie na inne sfery życia;
• motywujący – dzięki osiągnięciu celu zyskujesz inne dodatkowe korzyści;
• podzielony na etapy z zaznaczonym pierwszym krokiem.
 

Według autorów tzw. zasady SMART(ER) – nazwa to akronim od angielskich określeń opisujących dobrze wyznaczony cel. Aby taki faktycznie był, musi on być:

• S (specific) konkretny – tak aby było wiadomo, do czego się dąży (np. bycie szczęśliwym to dla jednych bycie bogatym, dla innych bezpiecznym, a dla jeszcze innych być otoczonym gromadką dzieci itd.);
• M (measurable) mierzalny – powinien istnieć sposób, aby jednoznacznie określić, kiedy cel zostanie osiągnięty (np. po czym poznam, że jestem szczęśliwy/a?);
• A (achievable) osiągalny – możliwy do osiągnięcia;
• R (realistic) realny – osadzony w rzeczywistości;
• T (time & cost oriented) określony w czasie i kosztach – przy wyznaczaniu celu wskazane jest narzucenie sobie pewnych ram czasowych, określenie terminu jego realizacji (nie „kiedyś w przyszłości”, ale „do 30 roku życia”). Ważne są również koszty, czy je znam i czy stać mnie na realizację tego celu;
• E (exciting) ekscytujący – pobudzający do działania;
• R (recorded) zapisany – to powoduje, że o celu pamiętamy, a jednocześnie jest dowodem naszych postanowień.
 

W zależności od tego, w jakiej perspektywie czasowej wyznaczone przez siebie cele chcesz zrealizować i jakiego obszaru Twojego działania dotyczą, cele dzieli się na:

• długoterminowe (strategiczne) – to cele do realizacji w okresie 3–5 lat, wyznaczają kierunek działania;
• krótkoterminowe (taktyczne) – cele do osiągnięcia w terminie 2–3 miesięcy, proponują rozwiązania;
• bieżące (operacyjne) – cele na najbliższy tydzień, określają konkretne zadania do wykonania.
Osiąganie celu

 

Cel wyznaczamy sobie oczywiście po to, aby go zrealizować. Tu także pomocne mogą być techniki opracowane przez autorów zajmujących się problematyką zarządzania. Bardzo użyteczną metodę (tzw. metoda 7 kroków) osiągania celów przedstawił na przykład Braian Tracy. Jego zdaniem, jeżeli chcesz zrealizować swój cel, to:

1. Sprecyzuj, czego chcesz.
2.  Zanotuj to.
3. Wyznacz końcowy termin osiągnięcia celu.
4. Sporządź listę czynności koniecznych do osiągnięcia celu.
5. Nadaj liście formę planu.
6. Natychmiast zacznij działać zgodnie z planem.
7. Rozłóż prace tak, aby codziennie robić coś, co zbliży Cię do głównego celu.
Jeżeli Twoim celem jest podniesienie efektywności swoich działań, metodę 7 kroków zacznij wdrażać od zaraz!

Pożeracze czasu

Na koniec kilka słów o pożeraczach czasu. W zarządzaniu sobą w czasie określa się nawyki lub sytuacje, z którymi sobie nie radzisz, a które odwracają Twoją uwagę od robienia rzeczy ważnych. Wprowadzając w życie zasady gospodarowania czasem, można dość szybko zorientować się, które czynności zabierają więcej czasu niż powinny. To właśnie pożeracze czasu i to one obniżają Twoją efektywność. Pamiętaj jednak, że nawet w przypadku, gdy nie masz na coś wpływu (na przykład na długość kolejki w urzędzie), masz wpływ na to, co będziesz w danej sytuacji robił. Możesz się denerwować na beznadziejną sytuację, a możesz też układać w myślach scenariusz cotygodniowego spotkania z szefem. Jest różnica?!

Istnieją dwa rodzaje pożeraczy czasu: wewnętrzne i zewnętrzne. Zewnętrzne to czynniki wokół Ciebie, które zabierają zbyt dużo czasu. Należą do nich:

• interesanci – niezapowiedziani interesanci zewnętrzni oraz szefowie i współpracownicy, którzy coś od Ciebie chcą;
• rozmowy telefoniczne – realizowane z własnej bądź z cudzej inicjatywy;
• spotkania, zebrania i narady;
• odszukiwanie informacji;
• korespondencja (także mailowa);
• czytanie.
 

Wewnętrzne pożeracze czasu wiążą się ze sposobem, w jaki zarządzasz czasem. Najważniejsze z nich to:

• nieumiejętność odmawiania/mówienia NIE;
• odkładanie spraw na później;
• nierealistyczne planowanie czasu;
• niezdecydowanie;
• zła komunikacja z innymi;
• brak dyscypliny.


Sławomir Wyspiański – prowadzi wykłady i praktyczne warsztaty z negocjacji biznesowych na Uczelni Łazarskiego w Warszawie w ramach studiów podyplomowych „Negocjacje i mediacje”. Prowadzi również firmę doradczą, specjalizującą się w negocjacjach oraz komunikacji marketingowej (www.wyspianski.net). Jego pasje to fotografia, filmowanie i żeglarstwo.