Prościej, taniej,e-akta

ZUS

Przechowywanie akt pracowniczych od tego roku jest łatwiejsze i tańsze. Zapewniają to przepisy o e-aktach.

W 2019 roku weszły w życie przepisy, które wprowadziły dwie podstawowe zmiany. Po pierwsze, teraz pracodawca może sam zdecydować, czy chce przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej, czy w formie elektronicznej. Do końca 2018 roku obowiązkowa była forma papierowa. Po drugie, skrócił się znacząco okres przechowywania dokumentacji pracowniczej nowo zatrudnionych osób – z 50 do 10 lat.

Dzięki temu jako pracodawca możesz obniżyć koszty przechowywania dokumentacji pracowniczej. W bieżących dokumentach rozliczeniowych i zgłoszeniowych przesyłanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przekazujesz obecnie nieco więcej informacji o swoich pracownikach. Te dane będą już zapisane na kontach ubezpieczonych w ZUS, więc twoi byli/obecni pracownicy nie będą musieli ich dodatkowo potwierdzać, starając się o emeryturę lub rentę. Dla pracodawcy oznacza to, że będzie wystawiał mniej zaświadczeń dla ZUS.

Czyje akta trzeba trzymać nadal przez 50 lat?

W zależności od tego, kiedy zatrudniłeś pracownika, będziesz przechowywać jego dokumenty pracownicze przez 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł, albo przez 50 lat od dnia zakończenia pracy przez tego pracownika.

50-letni okres przechowywania akt dotyczy nadal pracowników, którzy zaczęli pracować w twojej firmie przed 1 stycznia 1999 roku. Tak będzie również, gdy w dokumentacji są dane o okresach: pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą oraz zaliczanych do pracy górniczej. Jeśli tacy pracownicy ubiegają się o emeryturę, potwierdzasz im dane niezbędne, aby przyznać i ustalić wysokość świadczenia, w dotychczasowy sposób – wystawiając zaświadczenia.

Czyje akta można przechowywać przez 10 lat?

Nowe przepisy skracają okres przechowywania dokumentacji pracowniczej tych pracowników, których zatrudniłeś po 31 grudnia 2018 roku. Ich akta gromadzi się przez 10 lat. Przy tej grupie pracowników nie ma dodatkowych warunków do spełnienia.

Do 10 lat można też skrócić czas przechowywania dokumentacji pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku. Przy czym w ich przypadku pracodawca musi wykonać dodatkowe kroki: złożyć w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych specjalne oświadczenie (druk ZUS OSW), a potem raporty informacyjne.

W ZUS OSW oświadczasz, że przekażesz raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w latach 1999–2018 (pracowników i zleceniobiorców). Oświadczenie to możesz złożyć w dowolnym terminie, to zależy wyłącznie od ciebie. Możesz także wycofać ten dokument, ale tylko do czasu złożenia pierwszego raportu informacyjnego ZUS RIA. Dlatego warto dobrze przemyśleć decyzję i wybrać odpowiedni dla siebie moment na złożenie oświadczenia.

Dokumentem, który masz obowiązek przekazać do ZUS po złożeniu oświadczenia, jest raport informacyjny ZUS RIA. Dotyczy on tylko okresu od początku 1999 roku do końca 2018 roku. Dane z tego dokumentu ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu nie będziesz musiał potwierdzać tych samych informacji w papierowych zaświadczeniach potrzebnych do ustalania rent i emerytur. Raport ZUS RIA za każdego pracownika i zleceniobiorcę, trzeba przekazać do ZUS:

w ciągu roku od dnia złożenia oświadczenia OSW – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u ciebie pracę przed złożeniem oświadczenia,

wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA – jeżeli pracownik albo zleceniobiorca zakończył u ciebie pracę po złożeniu oświadczenia.

 

Jak liczyć 10-letni okres przechowywania dokumentów?

Dokumenty pracownika, którego zatrudnisz po 2018 roku, będziesz przechowywać przez 10 lat – od końca roku, w którym ustało zatrudnienie. Dokumenty pracownika, którego zatrudniłeś w latach 1999–2018 i za którego złożysz raport informacyjny ZUS RIA, będziesz przechowywać przez 10 lat od końca roku, w którym złożyłeś ten raport.

Dokumenty dla pracownika

Jeśli zdecydowałeś się na skrócenie okresu przechowywania akt, to musisz pamiętać, że pracownik powinien otrzymać kopię druku RIA. Powinien też otrzymać swoją teczkę kadrowo-płacową po 10 latach od zakończenia pracy. ZUS również poinformuje pracownika, że jego zakład pracy przekazał druk RIA. Zrobi to razem z informacją roczną o stanie konta lub z rocznym PIT-em (w przypadku emerytów i rencistów). Osoby korzystające z Platformy Usług Elektronicznych ZUS otrzymają tę informację elektronicznie.

Gdzie znaleźć informacje?

Szczegółowe informacje na temat e-akt można znaleźć na stronie internetowej ZUS pod adresem www.zus.pl/e-akta. Tam znajdziesz także odpowiedzi na pytania, które do ZUS przesyłali pracodawcy.