ZUS: ulgi na „dziś” i plany na „jutro”

Małgorzata Korba, Zakład Ubezpieczeń Społecznych

ZUS: ulgi na „dziś” to ciągle możliwość ubiegania się o świadczenia postojowe, rezygnacja z pobierania odsetek czy rozłożenie płatności na raty. Plany na „jutro” to przede wszystkim obowiązkowe konto PUE i Jednolity Plik Ubezpieczeniowy.

Finansowe skutki pandemii przedsiębiorcy mogą odczuwać jeszcze długo. Sprawdzamy, z jakiego wsparcia mogą nadal korzystać w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Zapowiadamy też, jakich zmian mogą spodziewać się płatnicy składek w niedalekiej przyszłości.

ZUS: ulgi na „dziś”, czyli wsparcie dla firm w kłopotach finansowych

ZUS: ulgi na „dziś” to z jednej strony wsparcie dla firm w kłopotach finansowych spowodowanych pandemią COVID-19. W życie wprowadzały je kolejne Tarcze Antykryzysowe i niektóre nadal mają moc obowiązującą. Z drugiej strony istnieją ulgi, z których przedsiębiorcy mogli korzystać jeszcze przed jej wybuchem.

ZUS: ulgi z Tarczy Antykryzysowej po odwołaniu stanu epidemii

Choć stan epidemii w Polsce oficjalnie zakończył się w maju, to jeszcze przez około trzy miesiące od tamtej daty przedsiębiorcy mogli korzystać ze świadczeń postojowych z ZUS. Świadczenia postojowe przysługują w ramach tarczy antykryzysowej osobom, które odczuły negatywne skutki pandemii Covid-19. Większość przedsiębiorców mogła wystąpić o świadczenie nawet kilka razy. Od 1 lipca postojowe stanowi pomoc de minimis. Do 16 sierpnia ZUS będzie przyjmował wnioski o postojowe: RSP-D, RSP-DK, RSP-DB, RSP-DD, RSP-DD6, RSP-C, RSP-CZ, RSP-CK, RSP-CD6.

Co prawda stan epidemii się zakończył, ale jeśli przedsiębiorca miał jakieś zaległości składkowe za okres pandemii, a nawet nieco wcześniejszy (od stycznia 2020 roku), to nadal może wystąpić do ZUS o odstąpienie od pobierania odsetek. Rozwiązanie polega na tym, że po zapłaceniu należności głównej przedsiębiorca może skorzystać z anulowania odsetek, jakie zostały do niej dopisane. W tym celu trzeba złożyć wniosek do ZUS (RDO). Gdy Zakład pozytywnie rozpatrzy wniosek, przedsiębiorca nie będzie musiał płacić odsetek za zwłokę od opłaconych składek, bez względu na ich wysokość.

ZUS: ulgi nie mające związku z pandemią

Pozostałe ulgi nie mają związku z pandemią, więc przedsiębiorca może z nich korzystać w dowolnym czasie. Chodzi o rozłożenie zaległości na raty, odroczenie terminu płatności składek, a w przypadku samozatrudnionych – w wyjątkowych okolicznościach także umorzenie niezapłaconych składek.

Jeśli przedsiębiorca ma problem z opłaceniem bieżących składek, może złożyć wniosek o odroczenie terminu ich płatności. Gdy ZUS zgodzi się na zmianę terminu zapłaty składek, podpisze z przedsiębiorcą umowę. Przedsiębiorca będzie mógł uregulować składki w późniejszym terminie. Można odroczyć tylko składki bieżące lub przyszłe, których termin płatności jeszcze nie upłynął.

Jeśli zadłużenie już powstało i przedsiębiorca nie jest w stanie spłacić go jednorazowo, może złożyć wniosek o rozłożenie długu na raty. Podpisanie umowy z ZUS o układzie ratalnym umożliwia uregulowanie zadłużenia w dłuższym okresie i na uzgodnionych warunkach. Podpisanie umowy ratalnej zawiesza również postępowanie egzekucyjne, jeśli ZUS takie prowadził.

W wyjątkowych okolicznościach przedsiębiorca może wystąpić o umorzenie zadłużenia. To opcja dla przedsiębiorcy, który znalazł się w bardzo trudnej sytuacji rodzinnej i materialnej. Umorzeniu w tym przypadku podlegają wyłącznie składki za przedsiębiorcę, nie za jego pracowników. Samo złożenie wniosku o ulgę lub umorzenie należności nie zawiesza jeszcze postępowania egzekucyjnego. Działa tak dopiero zawarcie umowy z ZUS.

W placówkach ZUS można skorzystać ze wsparcia doradców do spraw ulg i umorzeń. Udzielają informacji o pomocy, o jaką może się ubiegać przedsiębiorca oraz pomagają skompletować i wypełnić dokumenty niezbędne do rozpatrzenia wniosku. Wszystkie dokumenty można przekazać przez Internet (na Platformie Usług Elektronicznych ZUS), podpisując je elektronicznie. Więcej o ulgach także na stronie www.zus.pl.

Plany ZUS: obowiązkowe konto na PUE

Obecnie swój profil na Platformie Usług Elektronicznych ZUS mają obowiązek posiadać pracodawcy, którzy rozliczają składki za więcej niż 5 osób. Od 1 stycznia 2023 roku konto w PUE będzie obowiązkowe dla każdego płatnika składek. Wynika to ze zmiany przepisów. To znaczy, że maksymalnie do końca 2022 roku przedsiębiorcy muszą założyć sobie bezpłatne konto w PUE ZUS. Jeśli tego nie zrobią, Zakład utworzy takie konto za nich. Każdy płatnik składek, dopóki będzie prowadził rozliczenia z ZUS, będzie mieć obowiązek utrzymania aktywnego profilu w PUE i przekazać ZUS-owi swój adres e-mail.

Co to jest PUE ZUS?

Platforma Usług Elektronicznych ZUS to portal, za pomocą którego przedsiębiorcy mają podgląd do swoich danych w ZUS. Mogą więc na bieżąco sprawdzać stan rozliczeń, pobierać zwolnienia lekarskie pracowników, wysyłać wnioski i dokumenty. Podmioty do 100 osób mogą też korzystać z aplikacji ePłatnik w PUE. Jest ona internetowym odpowiednikiem programu Płatnik. Za jej pomocą przedsiębiorca może obsługiwać wszelkie dokumenty ubezpieczeniowe i rozliczać składki. Korzystanie z tych usług ZUS jest w pełni bezpłatne.

Jak założyć konto w PUE?

Założenie konta w PUE to szybka procedura. Należy wejść na stronę zus.pl i kliknąć „Zarejestruj w PUE” na górze witryny. Najprościej wybrać jedną z elektronicznych opcji potwierdzenia tożsamości: przez profil zaufany ePUAP albo e-dowód, swój bank albo certyfikat kwalifikowany. Wtedy cały proces odbywa się z pominięciem wizyty w placówce ZUS. Jeśli przedsiębiorca nie ma żadnej z tych możliwości, by potwierdzić tożsamość przez internet, to może skorzystać z opcji rejestracji w placówce ZUS. Wystarczy wziąć ze sobą dowód tożsamości – dowód osobisty lub ważny paszport. Na stronie zus.pl są szczegółowe informacje o rejestracji konta i jego obsłudze.

Profil na portalu PUE ZUS zakładany jest zawsze dla osoby fizycznej. Przedsiębiorcy, który prowadzi działalność jako osoba fizyczna, system automatycznie przypisze rolę „Płatnik” do konta w PUE, gdy dane podane w zakładanym profilu będą takie same jak te, które podał w zgłoszeniu płatnika składek (np. NIP). Przedsiębiorca może też nadać innej osobie, np. księgowej lub pracownikowi biura rachunkowego, uprawnienia do obsługi jego profilu w PUE ZUS. Płatnik składek, który jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, musi działać przez swoich przedstawicieli. On też może udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. pracownikowi firmy lub biura rachunkowego.

Do udzielania pełnomocnictw służy formularz ZUS PEL. Gdy przedsiębiorca udziela pełnomocnictwa do PUE, na formularzu PEL zaznacza opcję: „do załatwiania spraw w ZUS oraz do załatwiania spraw za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS)”. Jeśli spółka ma wieloosobowe przedstawicielstwo, należy dołączyć do pełnomocnictwa dodatkowo załącznik PEL-Z. Każdy komu udzielamy pełnomocnictwa musi mieć własne aktywne konto w PUE ZUS. Upoważniona osoba, np. księgowa, powinna zgłosić się do placówki ZUS z wypełnionym pełnomocnictwem lub wysłać je podpisane pocztą. Jeśli przedsiębiorca ma dostęp do roli „Płatnik” na swoim koncie PUE, to może przesłać dokument ZUS PEL w formie elektronicznej.

Przyszłość rozliczeń z ZUS: Jednolity Plik Ubezpieczeniowy

Strategia cyfrowego rozwoju Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zawiera ambitne plany na najbliższe lata. ZUS ma w planach przebudowę Platformy Usług Elektronicznych, by była bardziej intuicyjna i lepiej dostosowana do potrzeb klientów. Prace już trwają. Zakład zamierza również udostępnić przedsiębiorcom aplikację mobilną i mobilne płatności składek.

Inny z projektów dotyczy automatyzacji rozliczeń składek. Dziś to przedsiębiorcy i pracodawcy zgłaszają ubezpieczonych do ZUS, a następnie co miesiąc rozliczają za nich składki. Instytucja chce zdjąć te obowiązki z płatników składek i co za tym idzie – przejąć odpowiedzialność za cały proces rozliczenia. Oprócz zmian organizacyjnych i technologicznych w ZUS, będzie to wymagało najpierw zmian w przepisach.

Automatyzacja rozliczeń płatników składek ma polegać na zmianie w dwóch płaszczyznach:

  • zgłoszeń do ubezpieczeń (również korekty, zmiany danych i wyrejestrowania z ubezpieczenia);
  • automatyzacji rozliczeń.

 

Jednolity Plik Ubezpieczeniowy – jak będzie działał?

Firmy będą udostępniać ZUS dane ze swoich systemów księgowo-płacowych w formie Jednolitego Pliku Ubezpieczeniowego (JPU), który zastąpi dotychczasowe dokumenty generowane w programie Płatnik. To rozwiązanie podobne do stosowanego teraz w rozliczeniach z urzędem skarbowym. Na podstawie danych z JPU Zakład Ubezpieczeń Społecznych utworzy odpowiednie dokumenty rozliczeniowe i policzy należne od przedsiębiorców składki. To również ZUS będzie dokonywał zgłoszeń płatników składek i ubezpieczonych.

Jeśli przedsiębiorca nie będzie miał zastrzeżeń co do dokumentów i wyliczeń przygotowanych przez ZUS, to wystarczy, że opłaci składkę. Jeśli jednak nie zgodzi się z ustaleniami co do zgłoszenia do ubezpieczeń, wyrejestrowania, podstawy wymiaru składek, należnych składek i innych danych ustalonych przez ZUS, będzie mógł złożyć reklamację.

Rozwiązanie ma służyć temu, by jak najmniej danych pozyskiwać od samych płatników składek, a jak najwięcej z innych państwowych rejestrów. W ten sposób osiągniemy większą pewność i stabilność danych, jakie ewidencjonowane są na kontach płatników i ubezpieczonych. Pozwoli to zmniejszyć liczbę kontroli u płatników składek, zdejmie też z pracodawców i firm ciężar administracyjny związany z rozliczaniem składek.

W ramach projektu ZUS przygotuje wsparcie dla płatników składek. Zorganizuje szkolenia, udostępni wyjaśnienia na stronie internetowej oraz na portalu PUE. Na pytania będą też odpowiadali konsultanci infolinii. Pozwoli to wyjaśnić wątpliwości oraz przygotować się płatnikom i biurom rachunkowym do nowych zasad przekazywania danych do ZUS oraz rozliczania i opłacania składek. Instytucja zapewni też wsparcie informatyczne przy tworzeniu i przekazywaniu Jednolitego Pliku Ubezpieczeniowego.

 

CZYTAJ TAKŻE: ZUS 2022 – zmiany dla przedsiębiorców