Praca zdalna: zasady organizacji i obowiązki stron

Elżbieta Amborska, [email protected]

Praca zdalna zostanie z nami najwyraźniej na stałe. Tarcza Antykryzysowa usankcjonowała przede wszystkim konieczność jej stosowania i określiła podstawowe warunki jej świadczenia. Teraz trwają prace nad wprowadzeniem odpowiednich przepisów kodeksowych.

Praca zdalna to najbezpieczniejszy system wykonywania obowiązków zawodowych w czasie pandemii COVID-19. Zapewnia niezbędny dystans społeczny, którego nie da się zagwarantować tak w wielkich biurowcach, jak i niewielkich pomieszczeniach małych firm. Zanim usankcjonowała ją Tarcza Antykryzysowa 1.0, wielu pracowników swoje obowiązki zawodowe już wykonywało w domu.

Zapisy Tarczy 1.0 dotyczące pracy zdalnej były jednak tak lakoniczne, że wymagały doprecyzowania. Problem ten miała rozwiązać Tarcza 4.0, ale zrobiła to tylko częściowo. Tymczasem okazało się, że praca zdalna ma tyle zalet, że najwyraźniej pozostanie z nami na stałe.

Praca zdalna, czyli jaka?

Przepisy antycovidowe pracę zdalną definiują jako wykonywanie pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania. Gdzie dokładnie, tego nie określa ani Tarcza 1.0 ani 4.0. Pracownik może zatem swoje zadania zawodowe wykonywać równie dobrze w domu, jak i wynajętym do tego celu biurze. Może też pracować, siedząc w kawiarni i popijając kawę.

Żadna z Tarcz nie określa też, jak długo pracownik może pracować zdalnie. Pracodawca musi jednak oznaczyć jakoś czas, w którym system ten będzie obowiązywał. Może go zdefiniować jednoznacznie, ale może też uzależnić go od czynników od siebie niezależnych. W pierwszym przypadku mogą to być na przykład 3 miesiące, w drugim – okres trwania zagrożenia epidemicznego.

Przepisy tarczowe nie precyzują również, na czym dokładnie praca zdalna polega. To znaczy nie określają, w jaki sposób pracownik ma ją wykonywać. Preferowana jest praca wykonywana za pomocą urządzeń elektronicznych. Równie dobrze jednak pracownik może zdalnie prowadzić dokumentację papierową dostarczaną mu przez kuriera. Przepisy tego nie wykluczają. A zgodnie z Tarczą 4.0 praca zdalna to także wytwarzanie i świadczeniu usług materialnych (tj. oddziałujących na dobra materialne, takie jak remont, budowa czy naprawa telewizora).


Praca zdalna na kwarantannie?

Do tej pory zagadnienie to budziło wiele kontrowersji zarówno wśród pracowników, jak i pracodawców. Zdaniem ZUS objęcie kwarantanną nie oznacza niezdolności do pracy, a jedynie narażenie na zakażenie. Osoby przebywające na kwarantannie mogą pracować, ale zdalnie, o ile taki tryb pracy uzgodnią z pracodawcą. W takiej sytuacji przysługuje im normalne wynagrodzenie za pracę. Jeżeli nie mogą zdalnie wykonywać swoich obowiązków, powinny wystąpić do ZUS o zasiłek chorobowy. Zakład udziela go na takich samym zasadach, jak zwykły zasiłek chorobowy. Jedyną różnicą jest to, że pracownik nie potrzebuje prawa do niego dokumentować zwolnieniem lekarskim.

Obecnie na podpis Prezydenta czeka nowelizacja Tarczy Antykryzysowej 5.0, która ostatecznie reguluje możliwość świadczenia pracy w trybie zdalnym podczas kwarantanny. Zawarte w niej rozstrzygnięcia są zgodne ze stanowiskiem ZUS. Pracować zdalnie na kwarantannie będą mogli zarówno pracownicy, jak i osoby zatrudnione na innych podstawach niż umowa o pracę.

Osoby, które zakończyły okres izolacji, będą mogły nadal pracować zdalnie, o ile zgodzi się na to pracodawca.


Praca zdalna na wniosek czy na polecenie?

praca-zdalna-3Przede wszystkim wtedy, gdy pracownik ma odpowiednie umiejętności, możliwości lokalowe i techniczne do świadczenia pracy w ten sposób. Musi to być też taki rodzaj pracy, którą w ogóle zdalnie może wykonywać (nie może to więc być obsługa kasy fiskalnej, montaż przy taśmie produkcyjnej itp.). A może to robić zarówno na polecenie pracodawcy, jak i wnioskować o pracę zdalną. Zawsze jednak są to zdarzenia o charakterze indywidualnym. Pracodawca musi polecenie pracy zdalnej wydać oddzielnie każdemu pracownikowi – nawet jeżeli jej zasady ustalił w regulaminie pracy. Pracownicy także muszą wnioskować o pracę zdalną każdy osobno.

Ze względu na okoliczności wprowadzenia możliwości pracy zdalnej i celu jakiemu ma ona służyć (przeciwdziałanie pandemii) polecenie, które jej dotyczy, pracodawca może wydawać:

  • z dnia na dzień (ale może też uprzedzić pracownika wcześniej o przejściu na zdalny system pracy);
  • wielokrotnie (okresy pracy zdalnej mogą jednak nie muszą być przerywane okresami pracy stacjonarnej, ale zawsze trwać przez oznaczony czas).

Przepisy nie wymagają, aby polecenie czy wniosek miały formę pisemną. Dla własnego bezpieczeństwa tak pracodawca, jak i pracownik powinni ją jednak stosować.


UWAGA!

Pracownik może odmówić wykonywania pracy zdalnie. Odmowa ta jest zasadna, gdy:

  • jest to praca tego rodzaju, że zdalnie wykonywać się jej nie da;
  • pracownik nie ma odpowiednich możliwości lokalowych i sprzętowych do wykonywania czynności zawodowych poza stałym miejscem pracy.

W pierwszym przypadku pracodawca w ogóle nie powinien wydawać polecania pracy zdalnej. W drugim – jeżeli chce, aby pracownik przeszedł na tryb zdalny – powinien “zorganizować” mu odpowiedni lokal (np. wynająć pomieszczenie na biuro) i dostarczyć niezbędne narzędzia.

Odpowiedzi odmownej może udzielić także pracodawca, gdy pracownik złożył wniosek o pracę zdalną. Pracownik nie może ani żądać, ani wymuszać na pracodawcy pracy w systemie zdalnym. Jest to bowiem system, z którego pracodawca może, ale nie musi skorzystać.

Podstawa prawna: art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374 ze zm.).


Praca zdalna a obowiązki pracodawcy

Część obowiązków pracodawcy w zakresie organizacji pracy zdalnej określają już przepisy Tarczy 1.0. Zgodnie z nimi to pracodawca odpowiada za:

  • ustalenie zasad organizacji pracy zdalnej;
  • zapewnienie pracownikowi jej wykonywania zgodnie z zasadami bhp;
  • zagwarantowanie bezpieczeństwa danych niezbędnych do jej wykonywania, w tym danych osobowych.

Tarcza 4.0 zobowiązała natomiast pracodawcę do zapewnienia pracownikowi materiałów, narzędzi i sprzętu, które są niezbędne do wykonywania danej pracy zdalnie. Wlicza się w to nie tylko udostępnienie komputera czy laptopa, ale też drukarki i papieru, jeżeli są potrzebne pracownikowi do pracy.


UWAGA!

Pracując zdalnie, pracownik może korzystać ze swojego sprzętu, o ile obie strony (pracownik i pracodawca) wyrażą na to zgodę. Ustawodawca dopuszcza takie rozwiązanie pod warunkiem, że nie narusza ono ochrony informacji poufnych oraz prawnie chronionych. Pracodawca musi zatem zadbać o to, żeby wykorzystanie narzędzi prywatnych w pracy zdalnej nie stanowiło zagrożenia m.in. dla:

  • danych osobowych;
  • tajemnic firmy;
  • informacji, których ujawnienie mogłoby działać na szkodę firmy.

Obowiązkiem pracodawcy jest także obsługa logistyczna pracy zdalnej. Jeżeli zatem pracownik musi na przykład otrzymywać dokumenty bądź materiały za pośrednictwem kuriera i odsyłać je w ten sam sposób, za organizację przesyłek odpowiada pracodawca.

Organizując pracę zdalną, pracodawca powinien pamiętać także i o ewentualnym zwrocie kosztów, jakie ponosi w związku z nią pracownik. Dotyczy to zwłaszcza pracowników pracujących we własnym domu i na własnym sprzęcie, którym nagle wzrosły opłaty za media, usługi telekomunikacyjne, a sprzęt szybciej się zużywa itp. Obowiązek zwrotu kosztów poniesionych na wykonywanie czynności służbowych nakłada na pracodawcę art. 77 Kodeksu pracy.

Praca zdalna – obowiązki pracownika

Zasadniczo obwiązki pracownika pracującego zdalnie pozostają takie same jak dotychczas. Wykonuje on zatem zadania objęte zawartą z nim umową o pracę. Dla pracodawcy oznacza to, że nie może on polecić pracownikowi wykonywania innych obowiązków, niż te, na które się z nim umówił, gdy go zatrudniał. Gdyby chciał to zrobić, musi najpierw wypowiedzieć pracownikowi dotychczasowe warunki pracy.

Dodatkowym obowiązkiem, który na pracownika nakłada Tarcza 4.0, jest ewidencjonowanie czynności wykonywanych zdalnie. Obowiązek ten nie pojawia się jednak automatycznie. Pracownik musi prowadzić ewidencję czynności, tylko wtedy, gdy takie polecenie wyda mu pracodawca. Formę i częstotliwość takiej ewidencji określa również pracodawca.

Praca zdalna do Kodeksu?

Wszystko wskazuje na to, że tak. Prace nad uregulowaniem systemu pracy zdalnej w Kodeksie pracy już trwają. Niespodziewany test, jaki ten system przeszedł z konieczności, wielu pracodawcom w krótkim czasie uświadomił i udowodnił zalety pracy zdalnej. Potwierdzają to badania przeprowadzone dla Rzetelnej Firmy i Krajowego Rejestru Długów. Jako najważniejsze korzyści płynące z pracy zdalnej badani wskazywali:

  • lepszą organizację pracy;
  • większą efektywność pracy;
  • oszczędności finansowe dla firmy;
  • większą elastyczność pracy.

W nowelizowanym Kodeksie pracy praca zdalna ma zastąpić telepracę. Ministerstwo Pracy proponuje, aby jej zasady były uzgadniane przez pracodawcę i reprezentację pracowników. Generalnie mogłaby być ona wykonywana zarówno incydentalnie, jak i stale, w zależności od potrzeb stron.

praca-zdalna-mama

Tak jak teraz, pracodawca będzie mógł wydać polecenie pracy zdalnej, a pracownik ubiegać się o zdalny tryb pracy. Uprzywilejowani w tym zakresie będą rodzice dzieci poniżej 3 roku życia. Na ich wnioski pracodawca nie mógłby odpowiedzieć odmownie. Jednym wyjątkiem byłaby sytuacja, w której wykonywanie danej pracy zdalnie jest niemożliwe ze względów organizacyjnych bądź ze względu na rodzaj pracy.

W odróżnieniu od dotychczasowych przepisów nowelizacja zakłada, że pracownik pracujący zdalnie będzie współodpowiedzialny w zakresie bhp. W projekcie znalazł się bowiem przepis, zgodnie z którym to on będzie odpowiadał za organizację swojego stanowiska pracy. Przechodząc na pracę zdalną, będzie musiał też podpisać dwa oświadczenia, w których potwierdza, że:

  • dysponuje odpowiednimi warunkami lokalowymi i technicznymi do wykonywania pracy zdalnej;
  • zapoznał się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej.

Największe wyzwania w nowelizacji Kodeksu pracy

Chociaż wprowadzenie pojęcia pracy zdalnej do Kodeks pracy wydaje się nieuniknione, nie jest to zadanie łatwe. Ustawodawca musi rozwiązać kilka bardzo istotnych problemów, które dotyczą:

  • ochrony danych osobowych oraz informacji niejawnych i poufnych, zwłaszcza w sytuacji, gdy pracownik korzysta z własnego sprzętu np. do komunikacji zdalnej;
  • ryzyka nadregulacji pracy zdalnej – nadmierne obwarowania możliwości świadczenia pracy zdalnie mogą zniwelować korzyści, jakie ten tryb ze sobą niesie;
  • sprecyzowania pojęć nierozerwalnie związanych z pracą zdalną, takich jak “warunki lokalowe”, “warunki techniczne” czy “postać elektroniczna”;
  • katalogu czynności, których zdalnie nie będzie można wykonywać;
  • systemu kontroli pracy zdalnej wykonywanej poza domem pracownika (może to być wynajęte biuro, ale może to też być i kawiarnia…).