Narzędzia komunikacji i pracy zdalnej. Facebook
Sylwia Patyra, broker informacji, konsultant ds. wdrożeń aplikacji
Narzędzi, które umożliwiają organizację pracy zdalnej, jest w tej chwili tyle, że łatwo się w nich pogubić. Dlatego tym artykułem rozpoczynamy serię publikacji prezentującą wybrane rozwiązania stosowane przez firmy.
Epidemia koronawirusa postawiła wiele firm przed koniecznością zorganizowania pracy w trybie zdalnym. Wymagało to od nich zmiany sposobu myślenia o zasadach i metodach prowadzenia działalności. Oczywistym się stało, że aby sprawnie funkcjonować w nowej rzeczywistości, firmy muszą stosować narzędzia i technologie odpowiadające potrzebom chwili. Jednym z filarów działalności gospodarczej stały się więc rozwiązania umożliwiające pracę zdalną. I to nie tylko takie, dzięki którym możemy kontaktować się z innymi członkami zespołu i klientami. Równie ważne okazały się te, które pozwalają na zdalne korzystanie z zasobów i danych firmy czy też planowanie i kontrolę procesów.
Narzędzi, które umożliwiają organizację pracy zdalnej, jest w tej chwili tyle, że łatwo się w nich pogubić. Dlatego tym artykułem rozpoczynamy serię publikacji prezentującą wybrane rozwiązania stosowane przez firmy. Część z nich przedsiębiorcy stosowali już wcześniej, ale w ograniczonym zakresie. Pozostałe pojawiły się niedawno, jako odpowiedź sektora IT na potrzeby firm spowodowane pandemią COVID-19. Cykl ten otwieramy artykułem poświęconym Facebookowi (fb). Od paru lat jego Messenger nie opuszcza pierwszej trójki najbardziej popularnych komunikatorów, stając się podstawowym narzędziem komunikacji w niejednej firmie branży budowlanej. Nie tylko w Polsce. W Norwegii często stosowaną praktyką stało się raportowanie efektów pracy zdalnej w formie udostępniania zdjęć i filmów w utworzonej wcześniej grupie. A to jedynie kropla w morzu możliwości, jakie oferuje Facebook. Jego propozycje bazują na adaptacji aplikacji znanych użytkownikom prywatnym (np. Messenger). To ułatwia ich wdrożenie do działań biznesowych.
Reakcja na COVID-19
Na wiosnę tego rok Facebook jako jeden z pierwszych udostępnił rozwiązania służące zdalnemu funkcjonowaniu firm. W reakcji na pandemię portal:
rozszerzył gamę bezpłatnych narzędzi umożliwiających zwiększenie rozpoznawalności firmy, łączenie się z klientami online, wzrost liczby transakcji (zakładka Rozwiązania/Małe Firmy – więcej informacji w dalszej części artykułu);
opracował zestaw gotowych strategii prowadzenia w Internecie działań prospołecznych związanych z przeciwdziałaniem pandemii oraz biznesowych – w zależności od wielkości firmy, jej lokalizacji, branży jaką reprezentuje itp. Zmiennych (zakładka Rozwiązania/Branże);
przygotował szereg szkoleń, poradników, przykładów z praktyki itp. związanych z tworzeniem własnej strategii działania biznesowego w Internecie, minimalizacją ryzyka przestoju, wsparcia procesów kadrowych w czasach pandemii itp. (zakładka Nauka oraz Zasoby dotyczące COVID-19).
Z zestawu gotowych strategii działań prospołecznych firma dowie się, jak angażować społeczność, wspierać jakąś inicjatywę i podejmować działania związane z sytuacją epidemiczną. Oprócz tego Facebook przygotował wskazówki o tym, jak:
- rozpowszechniać ważne materiały wśród pracowników lub wolontariuszy;
- udostępniać kluczowe informacje na temat zdrowia i bezpieczeństwa w związku z pandemią COVID-19;
- wykorzystać Instagram Direct, Messengera Facebooka lub bota WhatsApp, aby komunikować się bezpośrednio z członkami społeczności, odpowiadać na częste pytania i angażować społeczność by zmaksymalizować działanie.
Dzięki krótkim lekcjom na temat korzystania z narzędzi Facebooka można opanować m.in.:
- konfigurowanie zbiórki pieniędzy na fb,
- zbieranie środków na rzecz organizacji non profit,
- korzystanie z platformy do dobrych celów oraz taktyk i narzędzi do zbierania pieniędzy,
- dokonywanie tymczasowych zmian w zakresie usług na stronie firmowej na fb oraz w wynikach wyszukiwania.
Darmowe narzędzia komunikacji i przestrzeń pracy zdalnej
Podstawą korzystania z fb jest posiadanie konta użytkownika na tymże portalu. Jest ono bezpłatne i może służyć jako cyfrowe przedstawicielstwo firmy. Dzięki temu może ona być nieustannie w wirtualnym kontakcie z klientami i pracownikami. Portal bezpłatnie oferuje także możliwość utworzenia strony firmy na fb, a także konta firmowego na Instagramie oraz w WhatsApp.
Facebookowy Messenger, Instagram Direct i WhatsApp Business pozwalają sprawnie zarządzać dużą liczbą wiadomości i bezzwłocznie wysyłać odpowiedzi. Są to tzw. szybkie odpowiedzi wysyłane są automatycznie na podstawie wcześniej przygotowanych szablonów wiadomości. Korzystanie z tych platform umożliwia także przyjmowanie zamówień, świadczenie usług, prowadzenie czatów i wideorozmów, organizowania wydarzeń, prowadzenia relacji na żywo.
Transmisje wideo firma może wykorzystać nie tylko do kontaktowania się z pracownikami i klientami. Może publikować je także na swojej stronie, prezentując na przykładna jak dba o bezpieczeństwo obiektów firmowych i produktów lub odpowiadać na pytania dotyczące obsługi klientów w obecnej sytuacji.
Narzędzia wspierające promocję i sprzedaż
Facebook oferuje spory zasób narzędzi wspierających online promocję i sprzedaż produktów oraz usług. Wśród narzędzi do promocji i sprzedaży produktów jest możliwość:
- utworzenia online katalogu produktów;
- prezentacja oferty;
- realizacja zamówienia;
- odbiór zapłaty za pośrednictwem fb bądź Instagramu.
Dla firm usługowych portal przygotował narzędzia umożliwiające:
- określenie rodzaju i dostępności usług firmy;
- umawianie terminów i prowadzenie wideorozmów za pomocą Facebooka, Messengera i WhatsAppa;
- organizowanie konsultacji online i przyjmowanie zgłoszeń do udziału w nich – za pomocą narzędzia fb umów się/zarezerwuj teraz);
- wysłanie do klientów różnorodnych komunikatów, m.in. przypomnienia o umówionych spotkaniach i konsultacjach;
- po potwierdzeniu terminu spotkania przez klienta, może się ono odbyć za pośrednictwem Messengera bądź WhatsAppa.
Wsparcie ze strony fb to także liczne wskazówki dotyczące tego, jak zoptymalizować wykorzystanie oferowanych narzędzi w działaniach takich, jak:
- planowanie publikacji treści na kilka kolejnych tygodni;
- publikowanie postów ze zdjęciami i filmami związanych z firmą;
- generowanie relacji ze spotkań z klientami;
- wykorzystywanie ankiet, naklejek, komentarzy itp.
Firmy, które mają stronę na Facebooku, konto na Instagramie czy WhatsApp, portal zachęca na przykład do regularnego publikowania zdjęć i filmów dotyczących firmy. W górnej części strony radzi przypiąć interesującego i ważnego posta, na przykład na temat wpływu bieżącej sytuacji na działanie firmy.
Wsparcie dla procesów kadrowych
Znalezienie odpowiedniego pracownika jeszcze przed epidemią było nie lada wyzwaniem. Teraz może wydawać się zadaniem, które z góry skazane jest niepowodzeniem. Bo jak dotrzeć do kandydatów, przy tak ograniczonej do nich dostępności? Na tak postawione pytanie, Facebook odpowiada krótko – trzeba się z nimi spotkać tam, gdzie spędzają czas – na fb!
Cały proces rekrutacji firma może zaplanować i zrealizować na Facebooku. Swoim użytkownikom portal umożliwił tworzenie postów z ofertą pracy, które są widoczne w zakładce Praca na firmowym facebooku albo w Marketplace. Kandydaci aplikować mogą zarówno z komputerów stacjonarnych, jak i urządzeń mobilnych. Nadesłane podania firma może monitorować, przeglądać i na ich podstawie układać plan spotkań. Kontaktowanie się z kandydatami i przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych odbywa się za pośrednictwem Messengera.
CZYTAJ TAKŻE: Praca zdalna: zasady organizacji i obowiązki stron