Kasy on-line w budowlance!

Kasy on-line w budowlance od 1 stycznia 2023 roku są obowiązkowe. Termin ich wprowadzenia odsunęła w czasie najpierw pandemia, a potem kryzys ukraiński. Na zwolnienie z obowiązku mogą liczyć tylko niektórzy.

Obowiązek wprowadzenia kas on-line do prowadzenia ewidencji sprzedaży w firmach budowlanych określają przepisy ustawy o VAT. Pierwotnie miały obowiązywać od 1 stycznia 2021 roku. Ze względu na problemy, jakich doświadczyło wówczas gros małych firm (rzadko kiedy budowlanych, ale budowlanka stanowiła jeden z wyjątków pod tym względem), obowiązek ten „odraczano” kilkukrotnie. Najpierw do 1 lipca 2021 r., potem do 1 stycznia 2022 r. i – ostatecznie – do 1 stycznia 2023 roku.

Kasy fiskalne on-line a kasy rejestrujące

Najprościej rzecz ujmując, kasy fiskalne on-line to kasy fiskalne ze stałym dostępem do Internetu. Pracują tak jak „zwykłe” kasy rejestrujące, ale w odróżnieniu od nich przeprowadzone transakcje zapisują w formie elektronicznej. Pełnią też zupełnie nową funkcję – za pomocą sieci teleinformatycznej przesyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Robią to automatycznie i w sposób ciągły (co 2 godziny), a dane, które wysyłają dotyczą:

1. sprzedaży – co, kiedy i za ile;
2. zdarzeń zapisywanych w pamięci kasy, które są ważne z punktu widzenia jej funkcjonowania, takich jak:

• fiskalizacja kasy,
• zmiany podatku,
• data przeglądu technicznego,
• zmiana adresu punktu sprzedaży.

Od momentu rozpoczęcia prac nad nowelizacją ustawy o VAT i Prawo o miarach, które wprowadziły obowiązek stosowania kas on-line, resort nie ukrywał, że ich zadaniem ma być przede wszystkim usprawnienie kontroli skarbowej. Dlatego też za dane w CRK odpowiada szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). On też może udostępnić je:

1. Ministrowi Finansów;
2. dyrektorom izb administracji skarbowej;
3. naczelnikom powiatowych urzędów skarbowych oraz celno-skarbowych.

Szef KAS zarządza nie tylko danymi, ale też i samym Repozytorium. Z tego tytułu ma prawo do formułowania pytań do kas rejestrujących i przesyłania poleceń dotyczących ich pracy.

Kasa wirtualna a kasa on-line?

Kasa wirtualna to specjalny program operacyjny w formie aplikacji, którą można kupić w niektórych sklepach internetowych. Można ją zainstalować na dowolnym urządzeniu elektronicznym: komputerze, laptopie, tablecie i telefonie. To w sposób oczywisty ułatwia prowadzenie rejestracji w wielu przypadkach, zwłaszcza w firmach, w których kasa musi być mobilna. Mogła by się zatem okazać bardzo wygodnym i przydatnym rozwiązaniem dla firm z budowlanki. Niestety, firmy budowlane póki co nie mogą jej stosować. Przepisy podatkowe pozwalają na używanie kasy wirtualnej zamiast kasy rejestrującej on-line w określonych branżach. W rozporządzeniu z 29 maja 2020 Minister Finansów wskazał, kto może taką aplikację stosować. Do grona „uprzywilejowanych” w tym zakresie należą przede wszystkim firmy transportowe, hotelarskie oraz gastronomiczne. Być może za jakiś czas to się zmieni, ponieważ kasy wirtualne wydają się być rozwiązaniem mocno rozwojowym.

Zobacz także: Kasa on-line dla budowlanki – jaką wybrać?

Kto kasy on-line stosować nie musi?

Wprowadzając obowiązek stosowania kas fiskalnych on-line, ustawodawca przewidział pewne zwolnienia przedmiotowe i podmiotowe w jego zakresie.

Zwolnienia przedmiotowe dotyczą rodzaju sprzedawanych towarów i usług. Zgodnie z Załącznikiem do rozporządzenia Ministra Finansów z 28 grudnia 2018 r. są to między innymi usługi związane z gospodarką odpadami, edukacyjne, transportowe. Zwolnienia podmiotowe określają natomiast, które podmioty gospodarcze nie muszą stosować kas on-line (§ 3 ust 1 pkt 1) obowiązek stosowania kas fiskalnych on-line. Ze zwolnienia tego korzystają:

1) podatnicy, u których kwota sprzedaży na rzecz osób fizycznych w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 20.000 zł. W przypadku rozpoczęcia działalności gospodarczej w trakcie roku – gdy wartość obrotu nie przekroczyła części tej kwoty odpowiadającej okresom wykonywania tych czynności;

2) podatnicy, których obrót z dostaw towarów lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nie przekroczył 20.000 zł w trakcie roku lub w proporcji do czasookresu prowadzenia tej działalności (rozpoczęcie działalności od początku lub w trakcie roku podatkowego).

Zwolnienia powyższe miały obowiązywać miały do 31 grudnia 2021 roku. Przed upływem tego terminu Minister Finansów (w rozporządzeniu z 22 grudnia 2021 r.) przedłużył ten termin do 31 grudnia 2023 roku. Po tym terminie podmioty, które ze zwolnień korzystały, muszą rozpocząć rejestrację za pomocą kasy fiskalnej on-line.

Towary i usługi podlegające bezwzględnemu obowiązkowi ewidencjonowania Minister Finansów określił w § 4 rozporządzenia. Zamieszczono w nim katalog towarów i usług, które ze zwolnień nie korzystają. Oznacza to, że sprzedający je przedsiębiorca zarejestrować za pomocą kasy musi nawet jednorazową sprzedaż na rzecz osoby prywatnej.

UWAGA!

Na zakup kasy fiskalnej on-line przysługuje ulga podatkowa. Przedsiębiorca, który jest czynnym podatnikiem VAT do kosztów uzyskania przychodów może wliczyć 90% ceny netto zakupu takiej kasy, nie więcej jednak niż 700 zł. Jeżeli przedsiębiorca nie jest vatowcem, o zwrot należnej ulgi zwraca się do naczelnika właściwego dla jego działalności gospodarczej urzędu skarbowego.

Zobacz także: Ulga na kasę fiskalną on-line – jak ją rozliczyć?

Obowiązkowe oświadczenie

Zatrudniając nowego pracownika, który ma prowadzić ewidencję za pomocą kasy fiskalnej on-line, pracodawca musi zapoznać go z jej zasadami i skutkami ich nieprzestrzegania. Obowiązek ten nakłada na niego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących.

Przed przystąpieniem do ewidencjonowania sprzedaży pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o zapoznaniu się zasadami i konsekwencjami ich nieprzestrzegania. Jego wzór określony został w tymże rozporządzeniu.

Powyższy tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi interpretacji prawa.

Akty prawne:

Ustawa o podatku od towarów i usług, Dz. U. z 2021 r., poz. 685.

Rozporządzenie Ministra Finansów z 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, Dz. U. z 2018, poz. 2519 oraz jego zmiana z 22 grudnia 2021 r., Dz. U. 2021 r., poz. 2442.

Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących, Dz. U. z 2019 r., poz. 816

Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, Dz. U. z 2020 roku poz. 965 oraz jego zmiana wynikająca z Dz. U. z 2022 roku poz. 619.