Biała lista VAT

Bożena Zybura, doradca podatkowy

Biała lista VAT początkowo miała pełnić jedynie funkcję informacyjną. Teraz pełni rolę zaworu bezpieczeństwa przed kwestionowaniem przez organy podatkowe prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Wykaz zarejestrowanych podatników VAT – zwany potocznie białą listą – stanowi elektroniczną i bezpłatną bazę podmiotów gospodarczych, które:

  • zostały zarejestrowane jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni;
  • zostały przywrócone jako podatnicy VAT;
  • nie zostały zarejestrowane lub wykreślone z rejestru.

Biała lista została wprowadzona zgodnie z art. 96b u.p.t.u. od 01 września 2019 i do końca ubiegłego roku – z nielicznymi wyjątkami – pełniła funkcję informacyjną. Zdaniem ustawodawcy jej wprowadzenie miało służyć ustaleniu czy podatnik na wybrany dzień (np. dokonania transakcji) znajdował się w wykazie. Obecnie jej funkcja znacznie się zmieniła. Biała lista VAT ma przede wszystkim chronić przedsiębiorcę przed organami podatkowymi, gdy te próbują kwestionować jego prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Pomimo, iż korzystanie z wykazu podatników VAT nie jest obligatoryjne, to jednak formalna weryfikacja kontrahenta jest jedną z istotnych przesłanek branych pod uwagę przez organ podatkowy przy ocenie dochowania należytej staranności przez podmiot gospodarczy. Sprawdzenie czy partner biznesowy jest zarejestrowany jako podatnik VAT, wykreślony z rejestru itd. ogranicza możliwość zastosowania zarzutów, iż podatnik miał świadomość uczestnictwa w oszustwie lub dana transakcja temu celowi służyła.

Co zawiera biała lista VAT? 

Biała lista VAT znajduje się na stronie internetowej BIP Ministerstwa Finansów i raz na dobę na każdy dzień roboczy (w godz. 22.00-00:00) aktualizuje ją szef KAS. Aktualizacji podlegają między innymi takie dane, jak:

  • firmę lub imię i nazwisko, numer NIP – status podatnika nie zarejestrowanego lub wykreślonego z rejestru;
  • status podmiotu zarejestrowanego, w tym nr REGON lub KRS (w tym datę rejestracji i podstawę prawną);
  • adres siedziby lub miejsca prowadzenia działalności;
  • imiona i nazwiska wspólników, członków Zarządu, prokurentów;
  • numery posiadanych rachunków rozliczeniowych, o których mowa w art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe, lub imiennych rachunków w SKOK, w których podmiot jest członkiem w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Rachunki te należało wykazać w zgłoszeniach identyfikacyjnych lub zgłoszeniach aktualizacyjnych potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR (art. 96b ust 3 pkt 13 u.p.t.u.).

Ewentualne błędy w wykazie podatników VAT zgłaszać należy do:

  • właściwych dla podatników urzędów skarbowych lub na adres skrzynki e-mailowej [email protected];
  • banków – w zakresie wyjaśnień co do charakteru rachunku i czy znajduje się w systemie STIR;
  • CEIDG – w zakresie aktualizacji danych zgłaszanych za ich pośrednictwem.

Gdy kontrahenta na białej liście VAT nie ma

W przypadku stwierdzenia, iż na wykazie nie ma kontrahenta, z którym chce się zawrzeć transakcję, należy wystąpić do właściwego miejscowo naczelnika urzędu skarbowego z wnioskiem o potwierdzenie czy ewentualny kontrahent jest zwolniony lub zarejestrowany jako podatnik VAT czynny oraz czy nie korzysta on ze zwolnienia podmiotowego (np. wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 200.000 zł) lub przedmiotowego (np. usługi medyczne).

Przyczyny wykreślenia podatnika z białej listy reguluje ustawa, zgodnie z którą dokonuje się go w przypadku, gdy podatnik:

  • zakończ działalność gospodarczą lub nastąpił jego zgon;
  • nie istnieje lub dane zawarte w zgłoszeniu są niezgodne z prawdą;
  • zawiesił działalność na okres co najmniej 6 kolejnych miesięcy lub za takiż okres albo 2 kolejne kwartały nie złożył deklaracji VAT-7, albo je złożył, nie wykazując sprzedaży lub nabycia towarów;
  • na mocy orzeczenia sądu ma zakaz wykonywania działalności gospodarczej .

Przywrócenie na białą listę VAT

Przepisy ustawy przewidują też możliwość przywrócenia podatnika na białą listę. Jest to możliwe między innymi wtedy, gdy podatnik:

  • udowodni, że prowadzi opodatkowaną działalność gospodarczą i niezwłocznie złoży brakujące deklaracje;
  • wykaże, iż jego aktywność gospodarcza nie ma związku z wyłudzeniami skarbowymi z wykorzystaniem banków i SKOK-ów;
  • udowodni, że nie wykazał w deklaracjach VAT 7 sprzedaży innej niż zwolniona z podatku w związku ze specyfiką prowadzonej działalności gospodarczej;
  • wykaże, że nie wystawił faktury lub jej korekty w wyniku pomyłki albo zaniechanie nastąpiło bez jego wiedzy.

Sankcje za płatności spoza listy

Od stycznia 2020 r. ustawodawca wprowadził sankcje dla podatników dokonujących płatności na rachunki spoza wykazu określonego w art. 96 b u.p.t.u. Wynika ona z nowego brzmienia art 22p ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art 15 d ustawy z dnia 15 lutego 1992 o podatku dochodowym od osób prawnych.

Polegają one na:

  • braku możliwości zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów wydatków, za które dokonano płatności na rachunki spoza białej listy;
  • poniesienia przez nabywcę ryzyka odpowiedzialności solidarnej za zaległości wystawcy faktury w części dotyczącej podatku VAT wynikającego z niezweryfikowanej płatności.

Sankcję w postaci wyłączenia wydatków z kosztów uzyskania przychodów stosuje się po spełnieniu łącznie czterech przesłanek:

  1.  jest to płatność za dostawę towarów lub usług potwierdzonych fakturą wystawioną przez podatnika VAT czynnego;
  2. płatność dotyczy transakcji, o których mowa w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców;
  3. dokonano płatności przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu na białej liście (art. 96b);
  4. podatnik nie zawiadomi w terminie 14 dni od dnia zlecenia przelewu (wcześniej było 3 dni) naczelnika urzędu skarbowego o zapłacie należności na rachunek spoza wykazu (Formularz ZAW-NR).

Efektem takiego obostrzenia obowiązujących przepisów jest szereg napływających do nas pytań od przedsiębiorców, którzy zastanawiają się, kiedy i w jakiej sytuacji mogą lub nie mogą dokonanych płatności zaliczyć w koszty uzyskania przychodu. Postaram się na nie odpowiedzieć za pomocą przykładów (patrz Przykład 1-6).


Przykład 1

Podatnik A w miesiącu marcu nabył od podatnika B przedsiębiorstwo (hala produkcyjna wraz z linią technologiczną). Ponieważ tego rodzaju transakcje nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT, zapłata za nie na rachunek spoza wykazu stanowi koszt uzyskania przychodu.

To samo dotyczy sytuacji, w której jeden z podmiotów nie jest podatnikiem VAT czynnym.

Przykład 2

Właściciel gabinetu stomatologicznego (zwolnienie podmiotowo-przedmiotowe z VAT) sprzedał podatnikowi VAT czynnemu samochód na potrzeby firmy. Zapłata na rachunek podatnika spoza wykazu wynikającego z art. 96b u.p.t.u będzie kosztem uzyskania przychodu.

Warunek drugi dotyczący dokonania płatności za pośrednictwem rachunku przedsiębiorcy określonego w art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców nie będzie miał zastosowania gdy:

  • stronami transakcji są przedsiębiorcy;
  • jednorazowa wartość transakcji nie przekracza 15.000 zł.

Przykład 3

Podatnik VAT czynny wynajął swój lokal „prywatnie” (nie w działalności gospodarczej) innemu podatnikowi VAT czynnemu. Płatność na rachunek spoza wykazu stanowić będzie koszt najemcy, gdyż wydatek nie dotyczy transakcji określonych w art. 19 u.p.p.

Warunek dokonania płatności na rachunek z wykazu (art. 96b u.p.t.u.) musi być spełniony na dzień zlecenia przelewu. Oznacza to, iż omawiana sankcja nie będzie miała zastosowania, gdy przed datą obciążenia rachunku bankowego (realizacja przelewu) rachunek kontrahenta zostanie usunięty z wykazu podmiotów.

Przykład 4

Podatnik A zlecił przelew na rachunek bankowy podatnika B w dniu 30 kwietnia 2020 r. z datą realizacji 14 maja 2020 r. W dniu 10 maja 2020 r. usunięto go z wykazu i na dzień przelewu nie zostanie ponownie przywrócony. W tym przypadku taki wydatek będzie kosztem.

Warunek terminowego zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla dostawcy faktury o dokonaniu zapłaty na rachunek spoza wykazu z art 96b u.p.t.u. wykluczy zastosowanie omawianej sankcji.

Przykład 5

Podatnik A nabył od podatnika B VAT czynnego towary o wartości 18.300 brutto 25 maja br. W dniu 1 czerwca 2020 r. zlecił dokonanie przelewu na rachunek podatnika nie wskazany w wykazie. Ponieważ o fakcie tym zawiadomił naczelnika urzędu skarbowego w dniu 4 czerwca 2020 r., tym samym zachowuje prawo do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów.

Przykład 6

Podatnik A 20 maja 2020 r. nabył od podatnika B środek trwały za 24.000 zł brutto. Na podstawie wystawionej faktury zapłatę 50% jej wartości dokonał przelewem na rachunek z wykazu, a pozostałą część na rachunek spoza wykazu. W takiej sytuacji odpisów amortyzacyjnych dokonuje się tylko od połowy wartości środka trwałego.

Zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika B o takiej płatności umożliwi zamortyzowanie nabytego środka trwałego w 100%.


Generalnie należy stwierdzić, iż biała lista VAT została wprowadzona dla zachowania należytej staranności jako swoistego zaworu bezpieczeństwa w sytuacji, gdyby organy podatkowe próbowały podważyć prawa do odliczenia podatku naliczonego. Stąd konieczność gromadzenia dokumentacji związanej z kontrahentem (CEIDG; KRS; NIP itd.), w tym weryfikacja zamieszczanych w wykazie rachunków rozliczeniowych. W tym miejscu należy podkreślić, iż nie wszyscy przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą mają obowiązek podsiadania rachunku rozliczeniowego. Muszą go posiadać wyłącznie te podmioty, które dokonują transakcji objętych obligatoryjnym mechanizmem podzielonej płatności.

Oznacza to, iż sankcja niezaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów nie będzie miała zastosowania, gdy płatność będzie dotyczyła transakcji nie potwierdzonych fakturą .

Kompensaty

Wychodząc naprzeciw licznym zapytaniom ze strony przedsiębiorców, ostatnią kwestią, którą chciałabym poruszyć to kompensaty, czyli wzajemne potrącenia wierzytelności. Dotyczy to sytuacji, gdy dwa podmioty mają wobec siebie wierzytelności (art. 498 kc). Wskutek potrącenia obie te wartości umarzają się nawzajem do wysokości niższej. Natomiast gdy dłużnikowi pozostała kwota do zapłaty (podatnik VAT czynny, a faktura powyżej 15.000 zł), należy ją wpłacić na rachunek zamieszczony w wykazie (patrz Przykład 7 i 8).


Przykład 7

Przedsiębiorca A zakupił materiały budowlane od przedsiębiorcy B na kwotę 30.000 zł brutto (faktura VAT). Równocześnie przedsiębiorca B jest mu winny 20.000 zł brutto za wykonaną usługę. Strony uzgodniły, że wzajemnie dokonają potrącenia długu. Oznacza to, że A dopłaci B kwotę 10.000 zł (30.000 – 20.000) na rachunek zamieszczony w wykazie.

Przykład 8

Przedsiębiorca A jest winny przedsiębiorcy B kwotę 14.000 zł za projekt hali produkcyjnej (zgodnie z fakturą). Równocześnie przedsiębiorca B zgodnie z fakturą ma zapłacić A za remont biura kwotę 10.000 zł. Ponieważ strony transakcji dokonały potrącenia długu, A zobowiązany jest dopłacić B 4000 zł. Może się rozliczyć w tym przypadku gotówką – bo wartość całej transakcji nie przekroczyła 15.000 zł.


Bożena Zybura – Członek Krajowej Rady Doradców Podatkowych I i II kadencji. Przewodnicząca Krajowej Izby Doradców Podatkowych Oddział Lubelski w latach 2010-2018.

Od 15 stycznia 1993 roku prowadzi kancelarię doradztwa podatkowego.

Kontakt dla osób zainteresowanych poradą płatną: [email protected]