Zarządzanie sobą w czasie (cz. 3)

Sławomir Wyspiański, www.wyspianski.net

Zarządzania czasem nie nauczy Cię żadna szkoła ani studia. Najwięcej dowiesz się od tych, którzy sami zmierzyli się z tym problemem, testując przy tym różne metody organizacji pracy.

W naszym cyklu o zarządzaniu sobą w czasie pisałem już o tym, jakie są główne problemy zawiązane z umiejętnością zarządzania czymś, co od nas nie zależy, jak w czasie przedstawia się nasza efektywność i co może pożerać nasz bezcenny czas. To w pierwszej części cyklu poświęconego czasowi. W części drugiej starałem się pokazać, jak ważne dla optymalnego wykorzystania czasu, jaki mamy do dyspozycji, jest jasne określenie celów, które mają być zrealizowane i jakimi kryteriami możemy kierować się przy ich wyborze. Teraz chcę się skupić na ustaleniu priorytetów i metodach podnoszenia efektywności osobistej poprzez sprawne zarządzanie zadaniami, a więc i czasem.

Metod ustalania rangi i planowania zadań są dziesiątki, a może i setki. Każdy ma więc szansę znaleźć taką, która będzie do niego pasowała jak dobrze skrojony garnitur. Nie będę opisywał wszystkich, bo musiałbym napisać pewnie książkę, a nie artykuł. Przedstawię cztery: 3 × TAK, ABC, macierz Eisenhowera i ALPEN. Dlaczego? Ano dlatego, że to one wykorzystywane są najczęściej przez różnych managerów, kierowników i specjalistów różnego rodzaju. A skoro tak, to znaczy, że sprawdzają się w przypadku bardzo różnych zadań i osób o bardzo różnych preferencjach i stylach działania.

3 × TAK

Metoda 3 × TAK to pięć pytań, które powinieneś sobie zadać, aby ustalić, na ile dane zadanie jest faktycznie ważne z punktu widzenia osiągnięcia założonego przez Ciebie celu. Odpowiedzi na nie pomogą Ci wyeliminować zadania nieistotne. To ważne, bo jeżeli zadaniom mniej ważnym poświęcisz drogocenny czas, może Ci go zabraknąć na zadania naprawdę ważne. W rezultacie oddalisz się od swojego celu, a być może w ogóle go nie zrealizujesz. Pytania, na które musisz sobie odpowiedzieć to:

1. Czy to zadanie zbliża mnie do realizacji moich głównych celów (życia, roku itp.)?
2. Czy wykonanie zadania spowoduje od razu załatwienie kilku spraw?
3. Czy wykonanie zadania przyniesie skutki, na które czekają inni?
4. Czy w wymiarze długo‑ i krótkoterminowym realizacja zadania przyniesie duże, istotne korzyści i uznanie?
5. Czy zaniechanie wykonania danego zadania spowoduje poważne skutki negatywne?

Jeżeli odpowiesz twierdząco na trzy z powyższych pytań, oznacza to, iż zadanie ma priorytet najwyższej rangi.

ABC

Metoda ABC wywodzi się z zasady Pareto, o której pisałem w poprzednim numerze Fachowca Lubelskiego. Pokrótce przypomnę, że zgodnie z nią tylko 20% zadań do wykonania przekłada się na 80% realizacji celu i że 80% naszego czasu poświęcamy na wykonanie tylko 20% zadań. Warto zatem poświęcać ten czas na zadania najważniejsze. Metoda ABC pomoże Ci wyłuskać je spośród wszystkich rzeczy, które trzeba zrobić, aby cel osiągnąć. Aby to zrobić, musisz ustalić listę wszystkich zadań do wykonania, niezależnie od ich rangi. Następnie dzielisz je na trzy grupy:

  • A – zadania najważniejsze, przynoszące najwięcej korzyści i najbardziej zbliżające nas do osiągnięcia celu, a więc strategiczne, do wykonania w pierwszej kolejności, których nie możesz przekazać innym;
  • B – zadania ważne, ale nie kluczowe i nie najbardziej pilne, możesz przekazać je komuś innemu do wykonania, ale powinieneś kontrolować ich wykonanie;
  • C – zadania mało ważne, ale pożerające duże ilości czasu, możesz (a nawet powinieneś) przekazać je innym i odłożyć w czasie.

Istnieją konkretne reguły, które mówią, jak klasyfikować zadania do wymienionych kategorii. Ja proponuję, żebyś wykorzystał metodę 3 × TAK i zastanowił się, co się stanie, gdy zadanie nie zostanie wykonane i co zyskasz, gdy je zrealizujesz. Innymi słowy, dokonaj swoistej selekcji swoich działań i zdecyduj, czym musisz zająć się osobiście i najlepiej od razu. Najgorsze co możesz zrobić, to odłożyć swoją listę zadań na bok i o niej zapomnieć. A ona musi żyć, powinieneś więc do niej zaglądać, kontrolować jej wykonanie i nanosić poprawki, jeżeli to jest potrzebne. Dopiero wtedy metoda ABC zadziała.

Macierz Eisenhowera

W ustalaniu priorytetów macierz Eisenhowera kładzie nacisk na kryterium ważności i pilności zadań. Posługujesz się nimi także w metodzie ABC, ale przede wszystkim do zadań, które wykonać powinieneś Ty. Macierz zaś pozwala ustalić hierarchię zadań nie tylko Twoich, ale wszystkich, które stoją przed Twoim zespołem bądź firmą. Priorytety, które ustalasz przy pomocy kombinacji ważności i pilności, pozwolą Ci gospodarować efektywniej cennym czasem, Twoim i Twojego zespołu. Często marnuje się czas na sprawy drugorzędne i nie starcza go na zadania najważniejsze. Klucz do sprawnego gospodarowania czasem leży więc w nadawaniu jednoznacznych priorytetów zaplanowanym pracom. Macierz ma w Ci w tym pomóc. Stosując ją, dzielisz zadania na cztery grupy (ćwiartki macierzy):

• A – zadania ważne i pilne;
B – zadania ważne, ale niepilne;
C – zadania niepilne, ale ważne;
D – zadania niepilne i nieważne.

Jeżeli zadanie jest ważne i pilne (ćwiartka A), musisz uporać się z nim natychmiast, bo jest ono istotne z punktu widzenia osiągnięcia celu. Dlatego też musisz poświęcić mu wystarczająco dużo czasu. Nie tylko Ty. Wszyscy w Twoim zespole swój czas muszą poświęcić przede wszystkim zadaniom z tej ćwiartki. To w niej są zadania, które określają, gdzie Ty i Twój zespół prowadzicie interesy, pracujecie, wykorzystujecie waszą wiedzę i doświadczenie po to, aby odpowiednio reagować na rzeczywistość i podejmować wyzwania. Najczęściej w ćwiartce A umieszczane są zadania wynikające z sytuacji kryzysowych, problemów rozwiązania, terminowego wykonania prac.

Zadania ważne, ale niepilne (ćwiartka B) powinieneś zaplanować na okres, kiedy będziesz miał więcej czasu albo oddelegować odpowiedniemu pracownikowi. Mimo że to zadania niepilne, nie możesz zwlekać z ich wykonaniem zbyt długo – pamiętaj, że w ćwiartce B są działania ważne dla osiągnięcia Twojego celu. Wiele z nich ma charakter strategiczny. Jeżeli ich wykonanie będziesz odkładał i odkładał, bardzo często będziesz musiał przenieść je do ćwiartki A. Staną się więc pilne. Dzieje się tak także wtedy, gdy nie przewidujesz problemów, nie zapobiegasz im i gdy nie planujesz swego działania.

Można powiedzieć, że ćwiartka B, to ćwiartka „wysokiej jakości”. To tutaj układasz dalekosiężne plany, przewidujesz problemy, ustalasz sposoby zapobiegania im. Tutaj też powierzasz odpowiedzialność innym osobom, doskonalisz umysł i rozwijasz zdolności. Wraz ze zwiększeniem się liczby godzin spędzonych w tej ćwiartce, zwiększa się Twoja zdolność do działania.

Ćwiartka C macierzy Eisenhowera to tzw. ćwiartka ułudy. Zadania nieważne, ale pilne sprawiają wrażenie podobne do zadań z ćwiartki A, ważnych i pilnych. W rzeczywistości zadania C stwarzają tylko iluzję ważności, a to dlatego, że towarzyszy im zwykle spory szum, bo trzeba działać natychmiast. Gdy skupisz się na ćwiartce C, będziesz zwykle zaspokajał oczekiwania innych, łudząc się, że robisz coś ważnego. Zamiast tego zadania pilne, ale nie‑ ważne powinieneś wykonać szybko, poświęcając im maksymalnie mało czasu. A jeszcze lepiej byś zrobił, gdybyś jak najwięcej z nich przekazał członkom swojego zespołu.

Gdy staniesz przed zadaniem nieważnym i niepilnym, spytaj samego siebie, po co je w ogóle wykonywać. Zaoszczędzisz dużo sił i czasu, bo ćwiartka D to obszar tzw. pożeraczy czasu (szerzej pisałem o nich w pierwszej części cyklu).

Przydzielanie zadań do poszczególnych ćwiartek, nie zawsze jest sprawą łatwą. Warto żebyś wiedział, że zwłaszcza na początku w posługiwaniu się macierzą Eisenhowera przeszkadzać może Ci strach przed złym zaklasyfikowaniem zadania. Gdy niektórych spraw nie docenisz, z pewnością narazisz się na trudności. Jednak wrzucanie wszystkiego do ćwiartki A też jest błędem, bo tracisz czas na to, co nieważne, czym może zająć się ktoś inny i też narażasz się na trudności. Problemy możesz też mieć z określeniem zadań należących do ćwiartki C i D, a więc zadań nieważnych. Jeśli nie zaczniesz doskonalić umiejętności selekcjonowania zadań, ciągle będziesz zajmował się wszystkim i niczego nie będziesz robił dobrze. Twoje działania powinny zmierzać do tego, aby powiększać obszar B, eliminując zadania z ćwiartki C i D.

Metoda ALPEN

Wykonanie każdego zadania zajmuje pewien określony czas. Jedne sprawy możesz załatwić od ręki, inne wymagają Twojego zaangażowania w dłuższym bądź krótszym okresie. A przecież rzadko kiedy masz ten komfort, że zajmujesz się jednym zadaniem w danym czasie. Dlatego niezbędną czynnością – zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym – jest planowanie dnia. Alec McKenzie, autor książki Pułapki czasu, która uchodzi za matkę wszystkich teorii zarządzania sobą w czasie, stwierdza wprost: „Każde działanie podjęte bez planu kryje w sobie zalążek wszelkiego niepowodzenia”.

Planowanie codziennych zajęć ułatwi Ci metoda ALPEN. To klasyk w zarządzaniu czasem, cieszący się dużą popularnością ze względu na swą prostotę i skuteczność. Nazwa metody to akronim niemieckojęzycznych pojęć określających kolejne kroki, które wykonujesz:

Aufgaben (zadania) – zrób listę swoich aktywności, zadań czy planowanych spotkań przewidzianych na dany dzień. Dla ułatwienia możesz zgrupować zadania powiązane ze sobą, np. wykonywanie telefonów. Dzięki takiej liście Twój dzień stanie się bardziej przejrzysty, a Ty będziesz miał świadomość swoich planów;
Länge schätzen (szacowanie czasu trwania) – oszacuj, ile czasu potrzebujesz na wykonanie każdego z zaplanowanych zadań (w godzinach i minutach), a potem zsumuj te czasy. Postaraj się, aby szacowanie było realne, nie przyspieszaj niczego na siłę, nie skracaj czasu na zadanie, jeżeli wiesz, że często zajmuje Ci ono więcej czasu niż to, co chciałbyś wpisać;
Pufferzeiten einplanen (przerwy i pauzy) – stwórz swój harmonogram dnia tak, aby uwzględniał niezbędną rezerwę na sprawy nieprzewidziane. Jeżeli w Twojej pracy jest ich sporo, na zadania przeznacz 60% czasu, którym dysponujesz, a 40% zostaw w rezerwie. Gdy jednak Twój dzień jest przewidywalny, możesz zaplanować 80% czasu na zadania, a na rezerwę zostawić tylko 20%. Gdyby rezerwa okazała się za duża, zawsze możesz zająć się działaniami, które były w planie dopiero na jutro;
Entscheidungen treffen (priorytety) – wyznacz priorytety i deleguj działania, stosując metodę 3 × TAK, macierz Eisenhowera lub metodę ABC. Dzięki temu skupisz się na zadaniach ważnych, istotnych dla realizacji celu. Wpisz te zadania do swojego terminarza;
Nachkontrolle (kontrola) – kontroluj realizację i postęp prac – w swoim harmonogramie musisz więc prze‑ widzieć czas na analizę dokonań i podsumowanie Twojej efektywności danego dnia. Odhaczaj to, co zostało zrealizowane, a rzeczy niezrealizowane w danym dniu przenieś na kolejny termin. W praktyce zajmuj się tym na koniec dnia pracy. Jeżeli chcesz, możesz ten etap połączyć od razu z planowaniem następnego dnia.


Sławomir Wyspiański

Autor prowadzi wykłady i praktyczne warsztaty z negocjacji biznesowych na Uczelni Łazarskiego w Warszawie w ramach studiów podyplomowych „Negocjacje i mediacje”. Prowadzi również firmę doradczą, specjalizującą się w negocjacjach oraz komunikacji marketingowej (www.wyspianski.net). Jego pasje to fotografia, filmowanie i żeglarstwo.