Telefon w małej firmie

Elżbieta Amborska, [email protected]

Dziś nikt nie może obejść się bez telefonu, a co dopiero firma. Ta jednak musi rozliczyć się z jego korzystania przed organami podatkowymi. Nie jest to trudne, ale są sytuacje, które mogą budzić wątpliwości.


Żaden przedsiębiorca nie może swobodnie działać, jeżeli brakuje mu narzędzi do komunikacji z klientami, pracownikami i kontrahentami. Telefon to minimum, w jakie musi się wyposażyć. Zwykle to telefon komórkowy. To oczywiste. Tak samo jak konieczność rozliczenia jego kosztów w zeznaniach podatkowych. Nie zawsze jest to tak oczywiste, jak się na pierwszy rzut oka wydaje. Sytuacja komplikuje się zwłaszcza wtedy, gdy telefon służy nie tylko do kontaktów służbowych albo gdy firma zarejestrowana jako jednoosobowa działalność gospodarcza posiada więcej niż jedną „komórkę”.

Koszty uzyskania przychodu

Jedynym wymaganiem zaliczenia wydatków ponoszonych przez firmę do kosztów uzyskania przychodu jest, aby wydatek ten spełniał łącznie trzy warunki (art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, powszechnie nazywanej ustawą o PIT):
• musi być faktycznie poniesiony;
• został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów bądź zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów;
• nie jest zawarty w wykazie kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu w art. 23 ust. 1.

Nie ma więc żadnych ograniczeń co do liczby posiadanych telefonów przez firmę zarejestrowaną jako jednoosobowa działalność gospodarcza. Jeżeli chcemy koszty ich nabycia i użytkowania uwzględnić w rozliczeniach z fiskusem, trzeba jednak wykazać, że są wykorzystywane wyłącznie w celach firmowych. W firmie jednoosobowej nie warto zatem mieć ich zbyt wiele, bo im ich więcej, tym trudniej będzie to udowodnić. Organa kontroli skarbowej na pewno sprawdzą – a czynią to bardzo wnikliwie – czy drugi bądź nawet i trzeci telefon na pewno spełniają warunki ustawy o PIT. Koszty ich użytkowania trzeba zatem odpowiednio udokumentować.

Co możemy odliczyć?

Jeżeli telefon wykorzystywany jest wyłącznie w celach firmowych i zarejestrowaliśmy go na firmę, w rozliczeniach podatku dochodowego możemy uwzględnić wszystkie koszty związane z jego nabyciem i użytkowaniem. Oczywiście pod warunkiem, że dokumentowane są one fakturami od operatora zawierającymi dane firmy.


UWAGA! Z możliwości wliczenia wydatków na firmę w koszty uzyskania przychodu mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy z Urzędem Skarbowym rozliczają się na zasadach ogólnych lub na podstawie podatku liniowego. Przedsiębiorca, który nie jest pewien, czy dany wydatek można wliczyć w koszt uzyskania przychodu, może wystąpić o indywidualną interpretację podatkową, zwłaszcza że w dobie nowoczesnych technologii i sposobów komunikowania się, nie wszystko jest tak oczywiste, jak nam się czasami wydaje.


Jeżeli na firmę jednoosobową zarejestrowane są już choćby dwa telefony, warto mieć także bilingi. Organ skarbowy z dużym prawdopodobieństwem będzie chciał sprawdzić, jak w rzeczywistości telefony są wykorzystywane. Posiadając wykaz połączeń, najłatwiej wykazać, że jeden służy na przykład do kontaktów z pracownikami i klientami, a drugi do kontaktów z dostawcami, serwisem itp.

Bilingi trzeba mieć koniecznie, jeżeli telefon wykorzystywany jest do celów mieszanych – zarówno firmowych, jak i prywatnych. Najczęściej zdarza się to wtedy, gdy na cele firmowe korzystamy z domowego telefonu stacjonarnego albo prywatnego telefonu komórkowego. Wtedy do kosztów uzyskania przychodów wliczyć można tylko wydatki poniesione na połączenia związane z prowadzeniem firmy. Bez abonamentu i kosztów nabycia aparatu. Jeżeli telefon komórkowy jest na kartę, uzyskanie bilingów jest niemożliwe. W kosztach uzyskania przychodu nie możemy zatem uwzględnić żadnych wydatków związanych z jego użytkowaniem.

W najmniej komfortowej sytuacji jest przedsiębiorca, który do celów mieszanych używa telefonu zarejestrowanego na firmę. Jeżeli wyjdzie to na jaw podczas kontroli z urzędu skarbowego, konsekwencje mogą być różne. Wszystko zależy od proporcji połączeń służbowych i prywatnych. Gdy rozmowy prywatne są sporadyczne, organa skarbowe często nie zwracają na to uwagi. Gdy jest ich jednak dużo, przedsiębiorca będzie musiał koszty telefonu uwzględnione w rozliczeniu podatkowym pomniejszyć o wydatki poniesione na połączenia prywatne. Jeżeli takich połączeń jest nieproporcjonalnie dużo, rozmowy firmowe zdarzają się sporadycznie (a bywa, że i wcale), organ skarbowy może nawet zakwestionować wliczanie do kosztów wydatków poniesionych na zakup aparatu i abonament. Taki telefon może po prostu uznać za sprzęt prywatny użytkowany ewentualnie do celów służbowych. A skoro tak, to przedsiębiorca i tak zaopatrzyłby się w niego niezależnie od prowadzonej działalności gospodarczej. W takiej sytuacji bezpieczniejsze jest posiadanie telefonu prywatnego oraz zarejestrowanego na firmę. Wydatki na telefon firmowy nie budzą wtedy takich wątpliwości.


Przykład rozliczenia telefonu używanego do celów mieszanych

Podatnik prowadzi firmę w mieszkaniu. Do celów służbowych wykorzystuje między innymi telefon prywatny. W poprzednim miesiącu opłacił za niego 60,00 zł abonament, a za prowadzone rozmowy zapłacił 300,00 zł. Jak wynika z bilingu, 50,00 zł to koszt kontaktów z hurtownią, w której się zaopatruje, 30,00 zł to rozmowy z urzędami (ZUS i urząd skarbowy). Pozostałe koszty rozmów to kontakty z rodziną mieszkającą za granicą oraz rozmowy prowadzone przez dzieci podatnika.

Na podstawie faktury i bilingu od operatora nasz podatnik w świetle obowiązujących przepisów do kosztów uzyskania przychodu może zaliczyć tylko 80,00 zł wydane na rozmowy związane z prowadzoną działalnością.


Odpowiedzialność prawna

Nieprawidłowe rozliczenie telefonu niesie ze sobą konsekwencje różnego kalibru. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy telefon wykorzystywany jest do celów mieszanych. W związku z ujawnionymi nieprawidłowościami może powstać zaległość podatkowa. Przedsiębiorca musi ją zapłacić razem z odsetkami podatkowymi bez wezwania ze strony organu skarbowego. Odsetki te są naliczane od momentu, w którym podatek miał być pierwotnie zapłacony (w chwili powstania obowiązku podatkowego), a nie w momencie ujawnienia (kontroli) nieprawidłowości. Kwota do zapłaty może więc być znacząca.

Ponieważ używanie telefonu firmowego do celów prywatnych nie ma związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, niewłaściwe kwalifikowanie kosztów może być uznane za przestępstwo albo wykroczenie skarbowe. A to oznacza, że podatnikowi grozi odpowiedzialność karnoskarbowa (mandat lub grzywna).


Jak udokumentować koszty uzyskania przychodu?

Kwestia rozstrzygnięcia, czy dany wydatek można wrzucić w koszty firmowe to jedno. Kolejną ważną kwestią jest sposób udokumentowania tych wydatków. Wytyczne zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2019 r., poz. 2544). Zgodnie z § 11 pkt 3 rozporządzenia podstawą zapisów w niej są dowody księgowe, czyli:

1. faktury VAT, faktury VAT RR, faktury, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej „fakturami”, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach, lub

2. inne dowody, wymienione w § 12 i 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych, d. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

d. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych – oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dokumenty, które będą stanowić podstawę do wliczenia danego wydatku w koszty firmowe, muszą być sporządzone w języku polskim, w sposób zrozumiały i pełny – czyli np. używane skróty muszą być powszechnie znane.