Śledzikowe dylematy, czyli ile warta jest integracja zespołu

Małgorzata Bogdanowicz, [email protected]

Bartłomiej Piech, http://fb.com/Angielski.u.Ciebie/, tel. 697 291 696

Po czym poznać rozpoczynający się sezon „śledzikowy”? Ano po tym, że w wielu nieformalnych rozmowach na korytarzach, przy stole konferencyjnym czy wokół ekspresu do kawy pojawiają się głosy sugerujące potrzebę zorganizowania „wigilii”. Statystycznie rzecz biorąc, każdemu szefowi zależy na zbudowaniu wysokiego morale i profesjonalnej atmosfery w firmie. A „wigilia” wiąże się z koniecznością opuszczenia stanowisk pracy.

Ile warta jest integracja?

Niewątpliwie poświęcenie produktywnego czasu członków zespołu na zajadanie się śledzikiem i popijanie barszczyku jest inwestycją. W dodatku taką która potraktowana po macoszemu może się srogo zemścić. Zorganizowanie czasu wspólnego dla całego zespołu przeprowadzone zgodnie ze sztuką może przynieść jednak całkiem wymierne korzyści. O ewentualnym wyniku operacji typu „śledzik” zdecyduje to, czy szef rozważy takie aspekty, jak: wartości, metoda, termin oraz miejsce spotkania. Każdy z nich przynosi konkretne wymagania, możliwości i ograniczenia. Jeżeli będziemy się nimi kierować, możemy wyprawić „śledzika”, którego będzie mogła pozazdrościć nam niejedna agencja PR-owa.

Wartości, czyli po co?

W swojej książce „The infinite game” Simon Sinek promuje strategię budowania biznesu na bazie działań skierowanych ku realizacji celów bezterminowych (ang. infinite). Wśród nich za jeden z nadrzędnych uznaje relacje między ludźmi oraz zaufanie. Zaufanie zaś jego zdaniem rodzi się, gdy nabywamy wiarę, że ludzie, z którymi dzielimy miejsce pod skrzydłami firmy, wierzą w to samo co my.

Takie zaufanie trzeba wyraźnie odróżnić od przekonania o czyjejś wydajności. Wielu pracowników zdecydowanie woli mieć w zespole kogoś, kto dał się poznać od słabszej strony w kontekście realizacji zadań zawodowych, ale nie pozostawia złudzenia co do swojej lojalności względem zespołu. Tego typu więzi wzmacniają się w sytuacjach kryzysowych, rodzą się jednak zawsze w tak zwanym międzyczasie. Na przykład podczas rozmowy na korytarzu, gdy dzielimy się swoimi opiniami i przekonaniami, pozwalając innym na wgląd w nasz system wartości. Jeśli są to obrazy zbliżone do siebie, to właśnie zapaliliśmy pierwszą iskrę wiary w to, że wierzymy w to samo.

Jeżeli zaufanie się pojawi, szef ma w zasadzie nieograniczoną możliwość podnoszenia poprzeczki swojemu zespołowi. Osoby, które łączy w zasadzie organiczna radość ze współpracy, osiągają wyniki dalece przewyższające rezultaty osób jedynie pracujących razem, niezależnie od poziomu przeszkolenia czy wykwalifikowania. Inwestując w tworzenie pozytywnej platformy porozumienia między pracownikami, szef brukuje drogę do sukcesu swojej firmy.

Metoda, czyli jak?

Pomimo ogólnej bliskości i swojskości, dla niektórych spotkanie świąteczne może być trudnym przeżyciem. Składanie życzeń osobom, które mało znamy, nie każdemu przychodzi łatwo. Nie jest, jednak powód, żeby zaniechać takiego spotkania. Zanim do niego dojdzie to warto wcześniej zadbać o możliwość poznania się różnych pracowników, czy też tak złożyć życzenia, aby uczestnicy „wigilii” nie musieli chodzić między sobą i dzielić się opłatkiem. Jak to zrobić? Niech szef złoży życzenia ogólne, po czym zaprosi wszystkich do stołu i sam przy nim usiądzie. Opłatek w ogóle się tu nie pojawia.

Gdy uczestnicy „wigilii” znają się i lubią, niech w tym szczególnym czasie koniecznie złożą sobie życzenia, nawet jeśli będzie to długo trwało. To czas potrzebny na to, aby każdy mógł się z każdym spotkać. Jedyna uwaga to bezwzględny zakaz wprowadzania na takim spotkaniu dodatkowych atrakcji typu „to skoro już zjedliśmy, przejdźmy teraz do wyników z tego tygodnia”. Pozostawmy to spotkanie w świątecznym nastroju, niech wszyscy poczują ciepło ludzi a nie gorącego stołka. Zebranie pracowników szef powinien zrobić dzień wcześniej lub dzień później.

Można zapytać: Jak wybrać? Odpowiedź to: Zapytaj ludzi. W ten sposób zadbasz o to, aby rozrywka była autentyczna i przyjemna. Za ilustrację niech posłuży przykład z życia, który był naszym udziałem.

Pewna organizacja postanowiła zapewnić ludziom rozrywkę w formie survivalu-zagadki w lesie. Trenerzy pieczołowicie wszystko przygotowali: oznakowali las, wydrukowali mapy, przygotowali nagrodę. Wszystko rozpoczyna się w wielkiej sali, wszystkich wita szef i wychodzi. Trenerzy zaczynają ludzi dzielić na grupy i… Pojawia się opór. Każdy chce lub nie chce być z kimś. Ogólne zamieszanie. Grono prowadzących zbiera się na parę sekund i jeden z nich mówi, że coś jest nie tak. Staję staje na środku, uciszam salę. Pytam: Co się tu dzieje? Dlaczego nie możemy podzielić się na równe grupy?

Wtedy głos zabiera jeden z nieformalnych liderów zebranych pracowników i zaczyna tłumaczyć: “…bo wiesz tu nie chodzi o Was trenerów i o szkolenie tylko …”. Opisując całą sytuację, przedstawił, jak oni widzą ten super survival. Tłumaczy, że wielokrotnie byli w dziale szkoleń, że nie chcą iść do lasu, że wolą popracować w sali i odpocząć trochę, jednocześnie realizując cele szkolenia… I zapadła cisza.

Trenerzy popatrzyli na siebie. Ten który zadał pytanie, oznajmił w końcu, że robimy teraz przerwę kawową i za 15 minut spotkamy się ponownie. „Lider” prosi, żeby nie mówić nic działowi szkoleń, że oni chcieli dobrze itp. Zapewniamy go, że nie mają się o co martwić, chcemy tylko uzgodnić między sobą, jaką formę jesteśmy w stanie zrobić tutaj i potrzebujemy chwili, aby w ciszy to uzgodnić.

Po przerwie szkolenie potoczyło się w Sali szkoleniowej. Każdy z trenerów zaproponował swoje “ćwiczenie na współpracę” bez wcześniejszego przygotowania. Gdy trwało pierwsze ćwiczenie część prowadzących poszło do lasu zebrać zagadki i w drugiej części dnia, odtworzyliśmy survival w sali. Każdy z uczestników było bardzo zaangażowany w szkolenie i zadowolony, poprzez zabawę poznając swoich współpracowników.

Termin, czyli kiedy?

Najlepszy termin na spotkanie wigilijne jest wtedy, gdy ludzie mają choć trochę mniej pracy. Dla przykładu pracuję z firmą, która sezon ma od wiosny do jesieni. Szkolenie zespołu zawsze planowane jest więc w styczniu, gdy pracownicy odpoczną po sezonie i jeszcze nie zdążą się rozkręcić przed początkiem następnego.

Najtrudniejsze dla pracowników terminy są wtedy, gdy są w sezonie lub są bardzo przeciążeni pracą. Gdy rzucisz wtedy hasło „w przyszłym tygodniu jedziecie na dwa szkolenia” i dodasz do tego jeszcze gorszą informację „w weekend”, cześć od razu się buntuje („nie mogę mam już zaplanowany weekend, wykupioną wycieczkę, lekarza” itp.), a ci, którzy nie mają planów, od razu zastanawiają się, co by tu wymyślić. Jest też taka część zespołu, która się ucieszy („O! W końcu będę mieć świetny weekend, coś będzie się działo”).

Gdy planujesz oderwać ludzi od ich zajęć, ustal to z nimi odpowiednio wcześniej. Dopytaj, czy mogą być w weekend albo czy wyrobią się ze swoimi zadaniami, gdy spotkanie ma być w czasie pracy. Wiadomo, że zawsze znajdzie się ktoś, kto będzie miał swoje sprawy. Szef, któremu zależy na spójności zespołu, powinien oszczędzić swoim ludziom kontrowersyjnych terminów, antagonizujących i budzących konflikty. Należy iść za głosem grupy. To dla nich kolejna wspólna decyzja.

Miejsce, czyli gdzie?

W skali makro mówimy o lokalizacji spotkania. Jeśli stać firmę, zawsze warto zainwestować w jakieś wyjątkowe miejsce: elegancki hotel lub klimatyczny ośrodek szkoleniowo wypoczynkowy. Jeśli twoi ludzie mają spędzić noc poza domem, niech czują się wygodniej niż w domu. Jeśli nie masz dużego budżetu, wybierz najlepszy hotel w swoim zakresie. Jeśli masz zabrać ludzi do miejsca, gdzie poczują się niekomfortowo, będą głodni, nie zabieraj ich nigdzie, gdyż będą pamiętali tylko to, że było „niefajnie”. Pyszny catering w firmie zostawi lepsze wrażenie niż pospolite jedzenie w pałacu.

W skali mikro musimy zastanowić się nad poprawnym usadzeniem uczestników „wigilii” względem siebie. Przede wszystkim warto zadbać o jeden stół, tak aby wszyscy siedzieli blisko siebie. W ten sposób buduje się poczucie prywatności i intymności. Należy jednak zostawić przy tym dość miejsca na uformowanie się – od czasu do czasu – mniejszych grupek, które mogą sobie porozmawiać na bardziej „wstydliwe” tematy. Jeśli zespół jest bardzo duży, w pełni uzasadnione jest ustawienie kilku stołów, ale w takiej odległości od siebie, aby umożliwić uczestnikom spotkania migrowanie.

Bez względu na to w jak pięknym hotelu i przy jak ustawionych meblach, koniec końców, będą tam siedzieć ludzie. A ludzie mają swoje historie. Kasia jak tylko wejdzie, usiądzie zaraz obok Moniki i Piotrka, ale Tomek z Szymonem nie mają generalnie zbyt wielu wspólnych tematów. Kwestie doboru miejsca należy więc zostawić grupie. Kategorycznie należy dać sobie spokój z zabawami typu „zmiana miejsc”. Każdy siada tam, gdzie chce i zostaje w tym miejscu tyle czasu, ile mu się podoba.

Podsumowanie

Ile zatem warta jest świąteczna integracja? Tyle, na ile świadomie szef podejdzie do organizacji „wigilijnego” spotkania. Czas i przestrzeń przeznaczone na budowanie więzi przyniosą lepsze efekty niż wrzucanie zespołu na głęboką wodę pod przykrywką szkolenia. Uwzględnienie charakterystyki grupy i organizacja wydarzenia zgodnie z jej preferencjami zwróci się dużo lepiej niż sztampowe, huczne, wystawne bądź ekstrawaganckie przyjęcie. Pozwolenie zespołowi na wybór najbardziej dogodnego terminu w kalendarzu ICH działań może okazać się bardziej efektywne niż nielekki wysiłek menadżera. Lepiej kiedy szef stanie na wysokości zadania i wybierze możliwie najlepsze rozwiązania, na jakie pozwala budżet, niż kiedy robi imprezę po kosztach, trwoni pieniądze na niepotrzebne bajery lub bawi się w wodzireja.


Małgorzata Bogdanowicz – psycholog, trener biznesu, terapeuta. Od 10 lat tworzy i rozwija zespoły sprzedażowe, z pasją przekazując swoje doświadczenia z branży reklamowej, wydawniczej, radiowej, motoryzacyjnej, budowlanej i meblarskiej. Pracuje również przy projektach związanych z rozwojem pracowników w zakresie Work Life Balance, zarządzania wiekiem. Praktyk w prowadzeniu szkoleń z zakresu negocjacji i obsługi klienta w handlu, komunikacji interpersonalnej, umiejętności menadżerskich. Zawodowo specjalizuje się w zarządzaniu zasobami ludzkimi, tworzeniu programów szkoleniowych.


Bartłomiej Piech – tutor i wyznawca zasady „Nauczyciel nie jest niezbędny”. Absolwent filologii angielskiej oraz akademii coachingu. Autor metody nauki języka angielskiego stosującej narzędzia z zakresu psychologii biznesu. Od 5 lat prowadzi lekcje prywatne oraz grupowe, oferując spersonalizowane programy uczenia się. Budując samodzielność uczniów, minimalizuje stres, zwiększa zaangażowanie, maksymalizuje efekty. Inspirację odnajduje w kolarstwie, a dyscyplinę, upór i dbałość o szczegóły z sukcesem przekłada na działalność edukacyjną.