Łatwiejsza sukcesja firmy

Elżbieta Amborska, [email protected]

Bezproblemowe kontynuowanie działalności przedsiębiorstwa, którego właścicielem była zmarła osoba fizyczna, do niedawna było niemożliwe. Jego płynne funkcjonowanie i przejęcie przez następców, pomimo tego tragicznego zdarzenia, ma ułatwić ustawa o zarządzie sukcesyjnym.

Sprawy spadkowe nie dość, że często budzą wiele niekoniecznie pozytywnych emocji, to jeszcze nierzadko trwają bardzo długo. Jeżeli spadkodawca nie rozporządził swoim majątkiem odpowiednimi zapisami w testamencie, ustalić przecież trzeba nie tylko, kto ma prawo do spadku, ale też i jaka jego część przypadnie poszczególnym spadkobiercom, kto dostanie samochód, a kto dom, kto kogo będzie musiał spłacać itp. Gdy do przejęcia w spadku jest przedsiębiorstwo osoby fizycznej, sytuacja spadkobierców komplikuje się jeszcze bardziej, zwłaszcza jeżeli chcieliby, aby dziedziczona przez nich firma funkcjonowała nadal. Do niedawna było to praktycznie niemożliwe, bo wraz ze śmiercią właściciela ważność traciły dane podatkowe firmy, jej wpisy w różnych rejestrach i zawarte przez nią umowy. Sytuację tę znacząco zmienia wejście w życie w listopadzie 2018 roku ustawy o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej. Niektórzy błędnie nazywają ją ustawą o sukcesji, tymczasem nowe regulacje w ogóle nie odnoszą się do spraw spadkowych, tylko do sposobu zrządzania firmą po zmarłym właścicielu.

Po co ustawa?

Ustawę o zarządzie sukcesyjnym opracowano ze względu na liczne sygnały właścicieli przedsiębiorstw osoby fizycznej i ich spadkobierców, którzy do czasu wejścia w życie nowych przepisów pozbawieni byli możliwości płynnego przejęcia i kontynuowania działalności gospodarczej, na przykład prowadzonej przez zmarłego współmałżonka. Wraz ze śmiercią właściciela firma taka bowiem musiała upaść, bo natychmiast wygasały NIP, REGON, licencje i koncesje, które przyznawane są konkretnej osobie, umowy o pracę czy prawo do przyznanych firmie funduszy unijnych. Pozostawały natomiast zobowiązania zaciągnięte przez spadkodawcę wobec banków, leasingodawców i kontrahentów, którzy w sytuacji śmierci dotychczasowego właściciela przedsiębiorstwa należącego do osoby fizycznej mieli prawo wypowiedzieć zawarte z nim umowy i postawić zobowiązania w stan wymagalności.

Zdarzało się również, że śmierć właściciela przedsiębiorstwa osoby fizycznej stawała się źródłem licznych problemów księgowo-rozliczeniowych, a nierzadko i finansowych kontrahentów współpracujących z jego firmą, którzy o tym tragicznym fakcie dowiadywali się często nawet po kilku tygodniach. Zgodnie z umową dostarczali przez ten czas do firmy zamówione towary bądź usługi, czyniąc to de facto na podstawie wygasłych z mocy prawa umów i z użyciem nieaktualnych danych osobowych i podatkowych odbiorcy.

Kłopoty następców prawnych ze sprawnym przejęciem firmy zmarłego przedsiębiorcy i tarapaty finansowe dotychczasowych jego kontrahentów mają także istotny wymiar gospodarczy. Z raportu Najwyższej Izby Kontroli wynika, że upadłość przedsiębiorstwa, będącego własnością osoby fizycznej w chwili śmierci jego właściciela, i konieczność zakładania własnej działalności przez następców, to główna bariera rozwoju firm rodzinnych. Stanowią one nawet 36% firm funkcjonujących w naszym kraju i wytwarzają 10% PKB. Aż 85% z nich to firmy jednoosobowe. Co miesiąc do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEDIG) trafia około 100 zgłoszeń o śmierci właściciela, a ponad 200 tys. przedsiębiorców ukończyło 65. rok życia. Sektor ten czeka zatem transfer pokoleniowy.

Wprowadzona w życie w ubiegłym roku ustawa ma stanowić remedium na powyższe problemy. Zawarte w niej regulacje odrywają niejako przedsiębiorstwo od zmarłego właściciela, ustanawiając je przedsiębiorstwem w spadku i umożliwiając jego płynne funkcjonowanie. Aby tak się stało, ustanowiony musi być jednak dla niej zarząd sukcesyjny.

Ustanowienie zarządu sukcesyjnego

Zgodnie z ustawą zarząd sukcesyjny ustanowić może sam właściciel przedsiębiorstwa jeszcze za życia, a jeżeli tego nie uczynił, osoby uprawnione do decydowania o losie firmy, za które uznaje się najbardziej prawdopodobnych sukcesorów (następców prawnych) przedsiębiorcy. W pierwszym przypadku właściciel musi sporządzić pisemne oświadczenie (pod rygorem nieważności), że na wypadek śmierci powołuje wybraną osobę na zarządcę sukcesyjnego swojego przedsiębiorstwa. Może to być dowolna osoba, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych i nie ma zakazu prowadzenia działalności gospodarczej, albo powołany wcześniej prokurent. Wybrany zarządca musi wyrazić zgodę (również na piśmie) na swoje powołanie, a właściciel zgłosić go do CEDIG.

Jeżeli właściciel nie ustanowił zarządcy sukcesyjnego, w ciągu dwóch miesięcy (60 dni) od dnia jego śmierci powołać może go jeden z najbardziej prawdopodobnych następców prawnych: małżonek przedsiębiorcy – o ile przysługuje mu udział w przedsiębiorstwie w spadku; spadkobierca ustawowy lub testamentowy przedsiębiorcy; zapisobiorca windykacyjny – o ile spadek albo zapis windykacyjny przyjęli (wystarczy oświadczenie w sądzie). Jeżeli zaś uprawomocniło się postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, zostało zarejestrowane poświadczenie dziedziczenia albo wydane zostało europejskie poświadczenie spadkowe, zarządcę sukcesyjnego może powołać tylko właściciel przedsiębiorstwa w spadku. W obu przypadkach na powołanie takie zgodę musi wyrazić większość osób uprawnionych do udziału w przedsiębiorstwie w spadku (łącznie ponad 85% udziałów). Powołanie, zgoda każdego z uprawnionych do udziału w firmie na powołanie oraz zgoda samego zarządcy na powołanie wymagają potwierdzenia w formie aktu notarialnego, a osoba powołująca zarządcę musi zgłosić go do CEDIG.

Do czasu ustalenia zarządcy tymczasowego prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku może podjąć się jeden z najbardziej prawdopodobnych następców prawnych (małżonek, spadkobierca, zapisobiorca windykacyjny) w ramach tzw. czynności zachowawczych. Fakt ten trzeba zgłosić do naczelnika właściwego urzędu skarbowego w formie pisemnego oświadczenia. Dzięki temu następca może regulować wymagalne już płatności, przyjmować płatności oraz sprzedawać posiadane przez firmę zapasy. W wyjątkowych sytuacjach ustawa przewiduje możliwość wykonywania przez zarząd tymczasowy wszystkich czynności związanych z prowadzeniem firmy.

Uprawnienia i odpowiedzialność zarządcy

Zarządca sukcesyjny przede wszystkim jest uprawniony do prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku. Ma tym samym prawo do samodzielnego podejmowania decyzji dotyczących jego funkcjonowania (nie mogą jednak przekraczać granic zwykłego zarządzania firmą). Jako osoba zarządzająca przedsiębiorstwem w spadku może także pozywać i być pozywany, brać udział w postępowaniach administracyjnych, podatkowych, sądowo-administracyjnych, a także w postępowaniach pozasądowych prowadzonych między przedsiębiorcami bądź z udziałem konsumentów.

Za wykonywaną pracę zarządcy sukcesyjnemu przysługuje wynagrodzenie (ustalane zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego dotyczącymi zlecenia), nie bierze natomiast udziału w zyskach ani stratach przedsiębiorstwa. Te przynależą do osób uprawnionych do udziałów w firmie. Na nich też spadają skutki decyzji i czynności wykonywanych przez zarządcę (na przykład obowiązek spłaty zaciągniętego przez niego na rzecz firmy kredytu), który odpowiada przed nimi jedynie za szkody wyrządzone nienależytym wykonywaniem obowiązków (chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej). Swoich praw z tego tytułu następcy prawni przedsiębiorcy mogą dochodzić w postępowaniu sądowym.

Zarządca może zrezygnować z pełnienia swojej funkcji w dowolnym momencie tylko wtedy, gdy powołał go przedsiębiorca żyjący jeszcze w momencie składania rezygnacji. Powołany zarządca musi wtedy złożyć przedsiębiorcy stosowne oświadczenie w formie pisemnej (pod rygorem nieważności). Jeżeli zarządca składa rezygnację po śmierci przedsiębiorcy, może to zrobić jedynie przed notariuszem. Swoją funkcję zobowiązany jest wówczas pełnić jeszcze przez dwa tygodnie, chyba że następcy prawni wybiorą wcześniej kolejnego zarządcę sukcesyjnego (jeżeli nie, mają na to miesiąc od wykreślenie poprzedniego zarządcy z CEDIG).

Zachowanie ciągłości operacyjnej

Najważniejszym skutkiem wprowadzenia ustawy o zarządzie sukcesyjnym jest zachowanie ciągłości funkcjonowania firmy prowadzonej jako jednoosobowa działalność gospodarcza. Przedsiębiorstwo w spadku zachowuje bowiem dotychczasowy NIP zmarłego właściciela, którym może posługiwać się zarządca sukcesyjny, podobnie jak i jego kontem.

Jeżeli zarządcę ustanowił zawczasu właściciel, aktualna jest jego rejestracja w VAT (ustanowienie zarządu po śmierci właściciela albo zgłoszenie kontynuacji prowadzenia firmy powoduje jej przywrócenie). Rozliczanie i regulowanie podatku jest obowiązkiem zarządcy, ale za zobowiązania podatkowe odpowiada on subsydiarnie, tzn. tylko wtedy, gdy nie da się ich zaspokoić z majątku spółki bądź majątku nowych właścicieli i wspólników w spółce.

Na podstawie dotychczasowych danych firmy rozliczany jest również podatek dochodowy PIT. Do końca roku, w którym zmarł właściciel przedsiębiorstwa, zarządca rozlicza go w formie przyjętej przez firmę (podatek liniowy, karta podatkowa, ryczałt), ale wraz z nowym rokiem może wybrać inną metodę. Przedsiębiorstwo w spadku zachowuje ponadto możliwość odliczania straty i kosztów poniesionych przez zmarłego właściciela, rozpoczętej amortyzacji, a także wydatków związanych z działalnością badawczo-rozwojową firmy (tzw. ulga B+R). Rozliczając się z fiskusem, zarządca może przy tym korzystać z interpretacji podatkowych uzyskanych jeszcze przez przedsiębiorcę. Ustawa wprowadza ponadto zwolnienie z podatku od spadków z tytułu nabycia przedsiębiorstwa przez osoby, które będą prowadziły je przez co najmniej dwa lata (niezależnie od pokrewieństwa ze zmarłym przedsiębiorcą).

Po śmierci przedsiębiorcy w mocy pozostają koncesje, zezwolenia, licencje i pozwolenia, pod warunkiem jednak, że nadal spełniane są warunki do ich uzyskania. Wykonuje je zarządca sukcesyjny, który w ciągu trzech miesięcy od ustanowienia zarządu może złożyć wniosek (wraz z dokumentami potwierdzającymi warunki do uzyskania decyzji) o potwierdzenie możliwości wykonywania decyzji o przyznaniu koncesji, licencji itd., i wykonywać decyzję już od dnia jego złożenia (chyba że dany organ tego mu zakaże). W terminie sześciu miesięcy od dnia śmierci dotychczasowego właściciela firmy wniosek o przeniesienie decyzji na siebie złożyć może także właściciel przedsiębiorstwa w spadku albo wspólnik spółki cywilnej, ale tylko za zgodą pozostałych właścicieli firmy. Taki sam termin ustalono na złożenie stosownego wniosku po ustaniu zarządu sukcesyjnego.

Nieco inaczej ustawa rozstrzyga możliwość kontynuowania działalności akcyzowej przez przedsiębiorstwo w spadku. Te jej rodzaje, dla których kluczowe znaczenie ma zachowanie ciągłości i na wykonywanie których potrzebne jest uzyskanie zezwolenia lub decyzji, zarządca może kontynuować tylko wtedy, gdy powołany został za życia przedsiębiorcy i na niego decyzje te zostały przeniesione. Bez przeszkód kontynuowana może być zaś działalność akcyzowa, która nie wymaga takich aktów administracyjnych. Ponadto dotychczasowy właściciel firmy nie będzie wykreślany z rejestru działalności regulowanej (RDR) z chwilą jego śmierci. Zarządca sukcesyjny może w terminie miesiąca od ustanowienia zarządu złożyć wniosek o dodanie w oznaczeniu przedsiębiorstwa określenia „w spadku” i dopisanie danych zarządcy we wpisie. Do wniosku o dokonanie zmian w rejestrze musi dołączyć oświadczenie o spełnieniu warunków wymaganych do wykonywania danej działalności. Jeżeli wymaga ona spełnienia warunków mających charakter osobisty, spełniać musi je zarządca sukcesyjny.

Spełnianie warunków o charakterze osobistym przez zarządcę nie wystarczą do zachowania w mocy zawartych przez zmarłego właściciela umów cywilnych, których wypełnienie zależy od osobistych cech przedsiębiorcy, takich jak umowa o dzieło. Ważność zachowują jednak wszystkie umowy zlecania, umowy o dostawy, leasing, kredyt, roboty budowlane itp., których wykonanie przechodzi na zarządcę. Jeżeli będzie on ustanowiony po śmierci właściciela, umów tych się nie wykonuje do czasu jego powołania i nie nalicza się z tego tytułu odsetek karnych ani kar umownych dla przedsiębiorstwa w spadku.

Sprawy pracownicze

Rozstrzygnięcia dotyczące losu pracowników zatrudnionych w przedsiębiorstwie w spadku zależą od sposobu ustalenia zarządcy sukcesyjnego. Jeżeli ustanowiony został on jeszcze przez właściciela firmy, umowy zawarte z pracownikami obowiązują także po jego śmierci i wygasają dopiero wraz z upływem okresu ich zawarcia albo z dniem wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego.

Jeżeli właściciel nie powołał zarządcy sukcesyjnego, do czasu jego ustanowienia wstrzymane zostaje wykonywanie umów cywilnych związanych z wykonywaniem pracy na rzecz firmy. Umowy o pracę na czas nieokreślony i określony wygasają natomiast wraz z upływem trzydziestego dnia od dnia śmierci właściciela, chyba że rozwiązanie umów na czas określony zawartych przez zmarłego przedsiębiorcę miało nastąpić przed upływem trzydziestu dni od dnia jego śmierci albo osoba uprawniona do czynności zachowawczych zawrze w tym czasie z pracownikami porozumienie (w formie pisemnej) o kontynuowaniu stosunku pracy na dotychczasowych zasadach. Porozumienie takie obowiązuje jednak tylko do dnia ustanowienia zarządcy sukcesyjnego albo wygaśnięcia prawa do jego powołania (tj. 60 dni od dnia śmierci przedsiębiorcy). Gdyby zarządcę powołano przed upływem trzydziestu dni od dnia śmierci właściciela, to może on zawrzeć porozumienie z pracownikami. Obowiązuje ono wtedy do dnia wygaśnięcia jego zarządu.

Jeżeli osoba uprawniona do czynności zachowawczych nie podpisze porozumienia z pracownikami, każdy z nich ma prawo zgłosić gotowość powrotu do pracy w ciągu miesiąca od dnia ustanowienia zarządcy sukcesyjnego. Jeżeli ten będzie prowadził rekrutację w danej grupie zawodowej, pracownik taki ma pierwszeństwo w ponownym zatrudnieniu.

Niezależnie od tego, kto podpisuje porozumienie z pracownikami, obie strony mogą ustalić wcześniejsze rozwiązanie umowy o pracę. Jednocześnie okres od dnia śmierci właściciela do dnia zawarcia tegoż porozumienia uznaje się za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie.

Wszystkie uprawnienia i obowiązki związane ze sprawami pracowniczymi wykonuje zarządca sukcesyjny, a do czasu jego powołania – osoba uprawniona do czynności zachowawczych.

Do kiedy trwa zarząd sukcesyjny?

Zgodnie z ustawą zarząd sukcesyjny maksymalnie może trwać dwa lata od dnia śmierci przedsiębiorcy. W tym czasie osoby uprawnione do udziałów w przedsiębiorstwie w spadku powinny wyjaśnić sprawy spadkowe, ustalić następcę przedsiębiorcy i dokonać wszystkich czynności umożliwiających normalne zarządzanie firmą zmarłego przedsiębiorcy. Jeżeli do tego nie dojdzie, firma upada. Przedłużyć okres zarządu sukcesyjnego z ważnych przyczyn może tylko sąd na wniosek osoby, na rzecz której zarządca prowadzi firmę. Łączny czas trwania takiego zarządu nie może jednak przekroczyć pięciu lat od dnia śmierci właściciela, a wniosek trzeba złożyć jeszcze przed upływem ustawowo przewidzianych dwóch lat.

Wcześniejsze wygaszenie zarządu sukcesyjnego, niż wraz z upływem dwóch lat od dnia śmierci przedsiębiorcy, ustawa przewiduje w kilku sytuacjach. Jeżeli ustanowił go zmarły właściciel firmy, może on zostać wygaszony jeszcze przed upływem dwóch miesięcy od dnia jego śmierci, jeżeli żaden ze spadkobierców nie przyjął spadku i jednocześnie zapisobiorca windykacyjny nie przyjął zapisu, którego przedmiotem jest przedsiębiorstwo w spadku albo udział w tym przedsiębiorstwie. W takiej sytuacji zarząd sukcesyjny może trwać tylko wtedy, gdy zarządca działa na rzecz małżonka przedsiębiorcy, któremu przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku.

Ponieważ ideą zarządu sukcesyjnego jest umożliwienie kontynuowania działalności firmy w trakcie przeprowadzania spraw spadkowych, zarząd sukcesyjny ustaje, jeżeli na mocy prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku, zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia albo wydanego europejskiego poświadczenia spadkowego przedsiębiorstwo w spadku w całości nabył jeden ze spadkobierców albo zapisobiorca windykacyjny.

Przyczyną ustania zarządu sukcesyjnego może być również wykreślenie zarządcy sukcesyjnego z CEDIG, jeżeli przez miesiąc od tego zdarzenia następcy prawni przedsiębiorcy nie powołają kolejnego zarządcy. Wygaszenie zarządu sukcesyjnego może ponadto nastąpić na skutek nabycia przedsiębiorstwa w spadku w całości przez jedną osobę, ogłoszenia upadłości przedsiębiorcy, a także dokonania podziału spadku obejmującego to przedsiębiorstwo.

Po wygaszeniu zarządu sukcesyjnego prawomocny sukcesor może wnieść do stosownych organów wnioski o przeniesienie decyzji związanych z nabytym przedsiębiorstwem w spadku, przejąć je w zarząd i uzgodnić przejęcie umów cywilnych.