Łatwiejsza sukcesja firmy dzięki ustawie

Bezproblemowa sukcesja firmy i kontynuowanie jej działalności po śmierci właściciela do niedawna były niemożliwe. Jej płynne funkcjonowanie i przejęcie przez następców, pomimo tego tragicznego zdarzenia, ma ułatwić ustawa o zarządzie sukcesyjnym.

Sprawy spadkowe nie dość, że często budzą wiele niekoniecznie pozytywnych emocji, to jeszcze nierzadko trwają bardzo długo. Jeżeli spadkodawca nie rozporządził swoim majątkiem odpowiednimi zapisami w testamencie, ustalić przecież trzeba, kto ma prawo do spadku. Gdy do przejęcia w spadku jest przedsiębiorstwo osoby fizycznej, sytuacja spadkobierców komplikuje się jeszcze bardziej. Zwłaszcza jeżeli chcieliby, aby dziedziczona przez nich firma funkcjonowała nadal.

Do niedawna było to praktycznie niemożliwe. Wraz ze śmiercią właściciela ważność traciły bowiem dane podatkowe firmy, jej wpisy w różnych rejestrach i zawarte przez nią umowy. Sytuację tę znacząco zmienia wejście w życie w listopadzie 2018 roku ustawy o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej. Niektórzy błędnie nazywają ją ustawą o sukcesji. Nowe regulacje de facto nie odnoszą się do spraw spadkowych, tylko do sposobu zrządzania firmą po zmarłym właścicielu.

Po co ustawa?

Ustawę o zarządzie sukcesyjnym opracowano ze względu na problemy, które powodował brak możliwości płynnego funkcjonowania firm po śmierci ich właścicieli. Problemy te miały wymiar zarówno społeczno-ekonomiczny, jak i gospodarczy.

Społeczno-ekonomiczne źródła ustawy

Już od dawna do instytucji ustawodawczej właściciele przedsiębiorstw osoby fizycznej i ich spadkobierców zgłaszali liczne problemy, które powoduje brak regulacji prawnych w zakresie sukcesji firmy. Wraz ze śmiercią właściciela firma taka musiała upaść. Natychmiast wygasały bowiem NIP, REGON, licencje i koncesje, które przyznawane są konkretnej osobie. Ważność traciły także umowy o pracę czy prawo do przyznanych firmie funduszy unijnych. Pozostawały natomiast zobowiązania zaciągnięte przez spadkodawcę wobec banków, leasingodawców i kontrahentów. Zgodnie z prawem mieli oni prawo którzy w sytuacji śmierci dotychczasowego właściciela przedsiębiorstwa należącego do osoby fizycznej mieli prawo wypowiedzieć umowy zawarte ze zmarłym właścicielem przedsiębiorstwa należącego do osoby fizycznej i postawić zobowiązania w stan wymagalności.

Zdarzało się również, że śmierć właściciela przedsiębiorstwa osoby fizycznej stawała się źródłem licznych problemów księgowo-rozliczeniowych.  Kontrahenci współpracujący z firmą zaś nierzadko doświadczali problemów finansowych kontrahentów współpracujących z jego firmą. Najczęściej dlatego, że o śmierci jej właściciela dowiadywali się często nawet po kilku tygodniach. Zgodnie z umową dostarczali przez ten czas do firmy zamówione towary bądź usługi. Nie wiedząc o tym, robili to na podstawie wygasłych z mocy prawa umów i z użyciem nieaktualnych danych osobowych i podatkowych odbiorcy.

Ogólnogospodarcze źródła ustawy

Kłopoty następców prawnych ze sprawnym przejęciem firmy zmarłego przedsiębiorcy i tarapaty finansowe dotychczasowych jego kontrahentów mają także istotny wymiar gospodarczy. Z raportu Najwyższej Izby Kontroli wynika, że upadłość przedsiębiorstwa, będącego własnością osoby fizycznej w chwili śmierci jego właściciela, i konieczność zakładania własnej działalności przez następców, to główna bariera rozwoju firm rodzinnych. Stanowią one nawet 36% firm funkcjonujących w naszym kraju i wytwarzają 10% PKB. Aż 85% z nich to firmy jednoosobowe. Co miesiąc do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEDIG) trafia około 100 zgłoszeń o śmierci właściciela. Ponad 200 tys. przedsiębiorców ukończyło 65. rok życia. Sektor ten czeka zatem transfer pokoleniowy.

Wprowadzona w życie w ubiegłym roku ustawa ma stanowić remedium na powyższe problemy. Zawarte w niej regulacje odrywają niejako przedsiębiorstwo od zmarłego właściciela. Ustanawiając je przedsiębiorstwem w spadku, umożliwiając jego płynne funkcjonowanie. Aby tak się stało, ustanowiony musi być jednak dla niej zarząd sukcesyjny.

Ustanowienie zarządu sukcesyjnego

Zgodnie z ustawą zarząd sukcesyjny ustanowić może sam właściciel przedsiębiorstwa jeszcze za życia. Jeżeli tego nie uczynił, mogą to zrobić osoby uprawnione do decydowania o losie firmy. Za takie uznaje się najbardziej prawdopodobnych sukcesorów (następców prawnych) przedsiębiorcy.

Ustanowienie zarządcy sukcesyjnego przez właściciela

Ustanawiając zarządcę sukcesyjnego jeszcze za swojego życia, właściciel musi sporządzić pisemne oświadczenie (pod rygorem nieważności), że na wypadek śmierci powołuje wybraną osobę na zarządcę sukcesyjnego swojego przedsiębiorstwa. Może to być:

• dowolna osoba, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych i nie ma zakazu prowadzenia działalności gospodarczej;
• powołany wcześniej prokurent.

Wybrany zarządca musi wyrazić zgodę (również na piśmie) na swoje powołanie. Wówczas właściciel zgłasza go do CEDIG.

Ustanowienie zarządcy sukcesyjnego przez sukcesorów

Jeżeli właściciel nie ustanowił zarządcy sukcesyjnego, w ciągu dwóch miesięcy (60 dni) od dnia jego śmierci powołać może go jeden z najbardziej prawdopodobnych następców prawnych:

• małżonek przedsiębiorcy – o ile przysługuje mu udział w przedsiębiorstwie w spadku; spadkobierca ustawowy lub testamentowy przedsiębiorcy;
• zapisobiorca windykacyjny – o ile spadek albo zapis windykacyjny przyjęli (wystarczy oświadczenie w sądzie).

Jeżeli uprawomocniło się postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku, zostało zarejestrowane poświadczenie dziedziczenia albo wydane zostało europejskie poświadczenie spadkowe, zarządcę sukcesyjnego może powołać tylko właściciel przedsiębiorstwa w spadku.

W obu przypadkach na powołanie takie zgodę musi wyrazić większość osób uprawnionych do udziału w przedsiębiorstwie w spadku (łącznie ponad 85% udziałów). Niezbędne do tego dokumenty wymagają potwierdzenia w formie aktu notarialnego. Są to:

• powołanie;
• zgoda każdego z uprawnionych do udziału w firmie na powołanie;
• zgoda samego zarządcy na powołanie.

Powołanego zarządcę do CEDIG zgłasza wówczas osoba, która go powołała.

Zarządzanie firmą przed ustanowieniem zarządcy sukcesyjnego

Do czasu ustalenia zarządcy tymczasowego prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku może podjąć się jeden z najbardziej prawdopodobnych następców prawnych (małżonek, spadkobierca, zapisobiorca windykacyjny) w ramach tzw. czynności zachowawczych. Fakt ten trzeba zgłosić do naczelnika właściwego urzędu skarbowego w formie pisemnego oświadczenia. Dzięki temu następca może regulować wymagalne już płatności, przyjmować płatności oraz sprzedawać posiadane przez firmę zapasy. W wyjątkowych sytuacjach ustawa przewiduje możliwość wykonywania przez zarząd tymczasowy wszystkich czynności związanych z prowadzeniem firmy.

Uprawnienia i odpowiedzialność zarządcy

Samodzielne zarządzanie firmą

Zarządca sukcesyjny przede wszystkim jest uprawniony do prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku. Ma tym samym prawo do samodzielnego podejmowania decyzji dotyczących jego funkcjonowania (nie mogą jednak przekraczać granic zwykłego zarządzania firmą). Jako osoba zarządzająca przedsiębiorstwem w spadku może także

• pozywać i być pozywany;
• brać udział w postępowaniach administracyjnych, podatkowych, sądowo-administracyjnych;
• uczestniczyć w postępowaniach pozasądowych prowadzonych między przedsiębiorcami bądź z udziałem konsumentów.

Wynagrodzenie

Za wykonywaną pracę zarządcy sukcesyjnemu przysługuje wynagrodzenie, które ustala się zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego dotyczącymi zlecenia. Nie bierze on natomiast udziału w zyskach ani stratach przedsiębiorstwa. Te przynależą do osób uprawnionych do udziałów w firmie. Na nich też spadają skutki decyzji i czynności wykonywanych przez zarządcę. On sam bowiem odpowiada jedynie za szkody wyrządzone nienależytym wykonywaniem obowiązków (chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej). Swoich praw z tego tytułu następcy prawni przedsiębiorcy mogą dochodzić w postępowaniu sądowym.

Prawo do rezygnacji z funkcji

Zarządca może zrezygnować z pełnienia swojej funkcji w dowolnym momencie tylko wtedy, gdy powołał go przedsiębiorca żyjący jeszcze w momencie składania rezygnacji. Powołany zarządca musi wtedy złożyć przedsiębiorcy stosowne oświadczenie w formie pisemnej (pod rygorem nieważności). Jeżeli zarządca składa rezygnację po śmierci przedsiębiorcy, może to zrobić jedynie przed notariuszem. Swoją funkcję zobowiązany jest wówczas pełnić jeszcze przez dwa tygodnie, chyba że następcy prawni wybiorą wcześniej kolejnego zarządcę sukcesyjnego (jeżeli nie, mają na to miesiąc od wykreślenie poprzedniego zarządcy z CEDIG).

Zachowanie ciągłości operacyjnej

Najważniejszym skutkiem wprowadzenia ustawy o zarządzie sukcesyjnym jest zachowanie ciągłości funkcjonowania firmy prowadzonej jako jednoosobowa działalność gospodarcza. Jej przepisy bowiem pozwalają zachować w mocy większość danych niezbędnych do rozliczeń z fiskusem, zusem, pracownikami i kontrahentami.

Które dane i uprawnienia zachowują ważność?

Dane podatkowo-rejestracyjne

Przedsiębiorstwo w spadku zachowuje dotychczasowy NIP zmarłego właściciela, którym może posługiwać się zarządca sukcesyjny, podobnie jak i jego kontem.

Jeżeli zarządcę ustanowił zawczasu właściciel, aktualna jest jego rejestracja w VAT.  Ustanowienie go po śmierci właściciela albo zgłoszenie kontynuacji prowadzenia firmy powoduje jej przywrócenie. Rozliczanie i regulowanie podatku jest obowiązkiem zarządcy. Za zobowiązania podatkowe odpowiada on jednak subsydiarnie.

Na podstawie dotychczasowych danych firmy rozliczany jest podatek dochodowy PIT. Do końca roku, w którym zmarł właściciel przedsiębiorstwa, zarządca rozlicza go w formie przyjętej przez firmę (podatek liniowy, karta podatkowa, ryczałt), ale wraz z nowym rokiem może wybrać inną metodę. Przedsiębiorstwo w spadku zachowuje ponadto możliwość:

• odliczania straty i kosztów poniesionych przez zmarłego właściciela;
• rozpoczętej amortyzacji;
• wydatków związanych z działalnością badawczo-rozwojową firmy (tzw. ulga B+R).

Rozliczając się z fiskusem, zarządca może przy tym korzystać z interpretacji podatkowych uzyskanych jeszcze przez przedsiębiorcę. Ustawa wprowadza ponadto zwolnienie z podatku od spadków z tytułu nabycia przedsiębiorstwa przez osoby, które będą je przez co najmniej dwa lata (niezależnie od pokrewieństwa ze zmarłym przedsiębiorcą).

Decyzje administracyjno-handlowe

Po śmierci przedsiębiorcy w mocy pozostają koncesje, zezwolenia, licencje i pozwolenia, pod warunkiem jednak, że nadal spełniane są warunki do ich uzyskania. Wykonuje je zarządca sukcesyjny. W ciągu trzech miesięcy od ustanowienia zarządu może on złożyć wniosek (wraz z dokumentami potwierdzającymi warunki do uzyskania decyzji) o potwierdzenie możliwości wykonywania decyzji o przyznaniu koncesji, licencji itd. Decyzję tę może on wykonywać jeszcze przed jej uzyskaniem, bo już od dnia złożenia wniosku. Nie może tego robić tylko wtedy, gdy dany organ mu tego zakaże.

Ponadto dotychczasowy właściciel firmy nie będzie wykreślany z rejestru działalności regulowanej (RDR) z chwilą jego śmierci. Zarządca sukcesyjny może w terminie miesiąca od ustanowienia zarządu złożyć wniosek o dodanie w oznaczeniu przedsiębiorstwa określenia „w spadku” i dopisanie danych zarządcy we wpisie. Do wniosku o dokonanie zmian w rejestrze musi dołączyć oświadczenie o spełnieniu warunków wymaganych do wykonywania danej działalności. Jeżeli wymaga ona spełnienia warunków mających charakter osobisty, spełniać musi je zarządca sukcesyjny.

Ograniczenia w zachowaniu ważności

Nieco inaczej ustawa rozstrzyga możliwość kontynuowania działalności akcyzowej przez przedsiębiorstwo w spadku. Te jej rodzaje, dla których kluczowe znaczenie ma zachowanie ciągłości i na wykonywanie których potrzebne jest uzyskanie zezwolenia lub decyzji, zarządca może kontynuować tylko wtedy, gdy powołany został za życia przedsiębiorcy i na niego decyzje te zostały przeniesione. Bez przeszkód kontynuowana może być zaś działalność akcyzowa, która nie wymaga takich aktów administracyjnych.

Spełnianie warunków o charakterze osobistym przez zarządcę nie wystarczy do zachowania w mocy zawartych przez zmarłego właściciela umów cywilnych, których wypełnienie zależy od osobistych cech przedsiębiorcy. Moc tracą zatem takie umowy, jak umowa o dzieło.

Ważność zachowują jednak wszystkie umowy zlecania, umowy o dostawy, leasing, kredyt, roboty budowlane itp. Ich wykonanie przechodzi na zarządcę. Jeżeli będzie on ustanowiony po śmierci właściciela, umów tych się nie wykonuje do czasu jego powołania. W tym czasie nie nalicza się z ich tytułu odsetek karnych ani kar umownych dla przedsiębiorstwa w spadku.

Sprawy pracownicze

Rozstrzygnięcia dotyczące losu pracowników zatrudnionych w przedsiębiorstwie w spadku zależą od sposobu ustalenia zarządcy sukcesyjnego. Jeżeli ustanowiony został on jeszcze przez właściciela firmy, umowy zawarte z pracownikami obowiązują także po jego śmierci i wygasają dopiero wraz z upływem okresu ich zawarcia albo z dniem wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego.

Jeżeli właściciel nie powołał zarządcy sukcesyjnego, do czasu jego ustanowienia wstrzymane zostaje wykonywanie umów cywilno-prawnych. Umowy o pracę na czas nieokreślony i określony wygasają natomiast wraz z upływem trzydziestego dnia od dnia śmierci właściciela. Jeżeli ich rozwiązanie miało nastąpić jeszcze przed upłynięciem tego okresu, wygasają odpowiednio wcześniej.

Umowy z pracownikami mogą zachować ważność jedynie na mocy porozumienia. Zawrzeć z pracownikami może je osoba uprawniona do czynności zachowawczych. Zawiera się je w formie pisemnej i jest ono ważne do:

• dnia ustanowienia zarządcy sukcesyjnego;
• wygaśnięcia prawa do jego powołania.

Gdyby zarządcę powołano przed upływem trzydziestu dni od dnia śmierci właściciela, to może on zawrzeć porozumienie z pracownikami. Obowiązuje ono wtedy do dnia wygaśnięcia jego zarządu.

Jeżeli osoba uprawniona do czynności zachowawczych nie podpisze porozumienia z pracownikami, każdy z nich ma prawo zgłosić gotowość powrotu do pracy w ciągu miesiąca od dnia ustanowienia zarządcy sukcesyjnego. Jeżeli ten będzie prowadził rekrutację w danej grupie zawodowej, pracownik taki ma pierwszeństwo w ponownym zatrudnieniu.

Niezależnie od tego, kto podpisuje porozumienie z pracownikami, obie strony mogą ustalić wcześniejsze rozwiązanie umowy o pracę. Jednocześnie okres od dnia śmierci właściciela do dnia zawarcia tegoż porozumienia uznaje się za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie.

Wszystkie uprawnienia i obowiązki związane ze sprawami pracowniczymi wykonuje zarządca sukcesyjny, a do czasu jego powołania – osoba uprawniona do czynności zachowawczych.

Do kiedy trwa zarząd sukcesyjny?

Zgodnie z ustawą zarząd sukcesyjny maksymalnie może trwać dwa lata od dnia śmierci przedsiębiorcy. W tym czasie osoby uprawnione do udziałów w przedsiębiorstwie w spadku powinny wyjaśnić sprawy spadkowe, ustalić następcę przedsiębiorcy i dokonać wszystkich czynności umożliwiających normalne zarządzanie firmą zmarłego przedsiębiorcy. Jeżeli do tego nie dojdzie, firma upada.

Przedłużenie okresu zarządu sukcesyjnego

Przedłużyć okres zarządu sukcesyjnego z ważnych przyczyn może tylko sąd na wniosek osoby, na rzecz której zarządca prowadzi firmę. Łączny czas trwania takiego zarządu nie może jednak przekroczyć pięciu lat od dnia śmierci właściciela. Wniosek o przedłużenie trzeba wówczas złożyć jeszcze przed upływem ustawowo przewidzianych dwóch lat.

Skrócenie okresu zarządu sukcesyjnego

Wcześniejsze wygaszenie zarządu sukcesyjnego, niż wraz z upływem dwóch lat od dnia śmierci przedsiębiorcy, ustawa przewiduje w kilku sytuacjach. Jeżeli ustanowił go zmarły właściciel firmy, może on zostać wygaszony jeszcze przed upływem dwóch miesięcy od dnia jego śmierci. Jest to możliwe, gdy spełnione zostaną jednocześnie dwa warunki:

1. żaden ze spadkobierców nie przyjął spadku;
2. zapisobiorca windykacyjny nie przyjął zapisu, którego przedmiotem jest przedsiębiorstwo w spadku albo udział w tym przedsiębiorstwie.

W takiej sytuacji zarząd sukcesyjny może trwać tylko wtedy, gdy zarządca działa na rzecz małżonka przedsiębiorcy, któremu przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku.

Ideą zarządu sukcesyjnego jest umożliwienie kontynuowania działalności firmy w trakcie przeprowadzania spraw spadkowych.  Zarząd sukcesyjny ustaje zatem, jeżeli przedsiębiorstwo w spadku w całości nabył jeden ze spadkobierców albo zapisobiorca windykacyjny. Nabycie to musi przysługiwać na mocy:

• prawomocnego postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku;
• zarejestrowanego aktu poświadczenia dziedziczenia;
• wydanego europejskiego poświadczenia spadkowego .

Przyczyną ustania zarządu sukcesyjnego może być również wykreślenie zarządcy sukcesyjnego z CEDIG, jeżeli przez miesiąc od tego zdarzenia następcy prawni przedsiębiorcy nie powołają kolejnego zarządcy. Wygaszenie zarządu sukcesyjnego może ponadto nastąpić na skutek nabycia przedsiębiorstwa w spadku w całości przez jedną osobę, ogłoszenia upadłości przedsiębiorcy, a także dokonania podziału spadku obejmującego to przedsiębiorstwo.

Po wygaszeniu zarządu sukcesyjnego prawomocny sukcesor może wnieść do stosownych organów wnioski o przeniesienie decyzji związanych z nabytym przedsiębiorstwem w spadku, przejąć je w zarząd i uzgodnić przejęcie umów cywilnych.

CZYTAJ TAKŻE: Ubezpieczenie firmy budowlanej

Zastaw jako forma zabezpieczania wierzytelności