Efektywność pracy a efektywność osobista

Małgorzata Bogdanowicz, [email protected]

Chociaż o efektywności mówi się często, to zwykle w formie życzeniowej. Chcemy mieć efektywnych pracowników, efektywną firmę, sami chcemy pracować efektywnie. W ocenie organizacji pracy, skuteczności i opłacalności podejmowanych przez nas działań najczęściej jednak o tym wskaźniku zapominamy.

Efektywność pracy to pojęcie z zakresu ekonomii. Oznacza jak najlepsze wykorzystanie zasobów, możliwości i czasu w celu osiągnięcia możliwie jak najlepszego rezultatu w danym momencie. W życiu firmy jest to równoważne z osiąganiem zysków, jak najmniejszym kosztem. Zyski mogą być nie tylko stricte finansowe. Może to być także realizacja zamierzonego celu, osiągnięcie dobra, które przyczyni się do rozwoju firmy czy też na przykład oszczędność czasu lub energii.

Efektywność osobista (produktywność) – na którą kładzie się coraz większy nacisk – to osiąganie najlepszych pożądanych rezultatów podejmowanych przez nas działań przy jak najmniejszych nakładach energii, czasu i pieniędzy oraz zachowaniu życiowej równowagi. Efektywność osobista to również takie zarządzanie sobą, aby realizować wyznaczone cele i w pełni wykorzystywać swój potencjał.

Oba rodzaje efektywności mają zatem cechy wspólne: jak najmniejszy wkład przy jak najkrótszym czasie, dający najlepszy efekt. Oba też dają się mierzyć i warto to robić, ponieważ to od efektywności w dużym stopniu zależy skuteczne funkcjonowanie i rozwój firmy oraz nas samych.

Co wpływa na efektywność pracy?

Zarówno czynniki zewnętrzne, jak i wewnętrzne. Na te pierwsze najczęściej nie mamy wpływu, bo to mogą być na przykład działania konkurencji albo efektywność finansowa państwa. Kontrolować możemy natomiast czynniki wewnętrzne efektywności pracy. A jest ich całkiem sporo. Opiszę je po kolei.

1. Ergonomia pracy. W skrócie jej rolę określa odpowiedź na pytanie, po co nam BHP.

Każdy z nas wielokrotnie bagatelizuje przepisy, a przecież wymyślono je po to, aby nas chroniły i wspierały. Po to, abyśmy swoją pracę mogli wykonywać dobrze w jak najkrótszym czasie. Na przykład hałas rozpraszający nas wtedy, gdy musimy się skupić, może wydawać się błahy. My oczywiście mimo to próbujemy zadanie wykonać jak najlepiej, potem jednak często musimy coś poprawić i się wkurzamy.

2. Motywacja, czyli chęć, zaangażowanie w wykonanie zadania i – w rezultacie – osiąganie określonych efektów.

Nie będę rozwodzić się tu nad motywowaniem pracowników, gdyż to temat na cały artykuł. Wystarczy, że zastanowicie się Państwo nad tym, jaki wpływ na Was samych ma to, że wiecie, po co pracujecie, jaki Wasza praca ma sens, komu i do czego potrzebne jest to, co robicie.

3. Kierowanie zespołem.

Najważniejsze w zarządzaniu ludźmi są trzy elementy: odpowiednie dobieranie ludzi do zadań (trzeba ich znać i ich możliwości); szybkość i adekwatność podejmowanych decyzji (bo to one prowadzą zespół do określonych celów) i umiejętność rozwiązywania problemów (zarówno firmy, jak i pracowników).

4. Efektywne spotkania z klientami.

Jak zostanie poprowadzone spotkanie z klientem, zależy od pracownika. Są dwie opcje. Pierwsza to ta, że przygotuje się do spotkania i dzięki temu jego przebieg będzie szybki i efektywny. Druga to pójście na tzw. spontan. Można nazywać to elastycznością, ale czy sytuacja, w której pracownik kombinuje, jak spełnić oczekiwania klienta, nie wiedząc, czy jest to możliwe, przynosi efekty? To dość ryzykowne podejście.

5. Dobre zebrania z pracownikami.

Ponieważ zebrania odciągają od pracy wiele osób, powinny być zorganizowane i przeprowadzone z korzyścią dla wszystkich obecnych. Niekiedy firmy z nich rezygnują. Nie polecam tego rozwiązania, bo odbiera to zespołowi możliwość przekazywania informacji i odnoszenia się do nich. Nie ma lepszego sposobu komunikacji niż bezpośrednie spotkanie – mail czy dokumenty nie oddadzą emocji.

6. Komunikacja i dobra współpraca w firmie.

To, jak ludzie komunikują się między sobą, znacznie wpływa na jakość ich pracy, na to jak współpracują i czy w ogóle chce im się ze sobą pracować. Na moich szkoleniach zawsze powtarzam menedżerom, że ludzie w zespole nie muszą się kochać, ważne, aby lubili się na tyle, żeby spędzać ze sobą minimum osiem godzin.

7. Kultura i atmosfera panująca w organizacji.

Czynnik ten dotyczy zwłaszcza osób zarządzających firmą, gdyż to oni tworzą jej kulturę i organizację. Oni decydują, kogo zatrudniają do zespołu. Czasem jedna osoba, mimo że robi świetne wyniki, nie pasuje do zespołu, ponieważ nie dogaduje się z innymi. Można znaleźć dla niej inne miejsce w firmie i ta zmiana spowoduje zdecydowanie lepszą pracę pozostałych.

8. Kreatywność.

Nie tylko Twoja, ale i Twoich pracowników. Doceń ich pomysły, bo to oni wykonują poszczególne zadania i często wiedzą o nich więcej niż Ty. Wiedzą też, jak zmienia się rynek i oczekiwania klientów. Zrozum, że zmiana jest potrzebna do rozwoju, a gałązką oliwną zmian są innowacje. Ciągłe ulepszanie pracy zwiększa efektywność organizacji. Trzeba pamiętać, że gdy my stoimy w miejscu, cały świat się rozwija. W rezultacie my się cofamy.

9. Stabilizacja.

Odnosi się przede wszystkim do pracowników. Ludzie potrzebują zaspokojenia potrzeby poczucia bezpieczeństwa. Według znanego i często cytowanego przez psychologów pracy Abrahama Maslowa bezpieczeństwo to jedna z podstawowych potrzeb człowieka. Dlatego, nawet jeśli wynagrodzenia w znacznym stopniu zależą od prowizji czy premii, ważne jest, aby pracownicy wiedzieli, że podstawowa pensja wystarczy na przykład na spłatę kredytu. Obawy, że zostaną zwolnieni, gdy ich wyniki się pogorszą, pogłębiają spadek efektywności ich działań.

10. Standardy pracy, czyli nawyki budujące efektywność.

Kluczem do podnoszenia tego czynnika jest troska o odpowiednie podejście do klienta, dbanie o przestrzeń wokół siebie i wzmacnianie efektywności osobistej. Standardy dotyczące bezpośrednio firmy ustalane są przez szefa. Pamiętajmy jednak, że to, jak pracownik i jak Ty sam zaprezentujesz się klientowi, wpływa wprawdzie na wizerunek firmy, ale przede wszystkim na jego i Twój własny.

11. Zarządzanie stresem, czyli troska o bilans własnej energii.

W czynniku tym chodzi o dbanie o sferę: emocjonalną, intelektualną, duchową i fizyczną. O sferę intelektualną najczęściej dbamy na bieżąco (na przykład szkolenia). Dzięki modzie coraz częściej dbamy też o kondycję fizyczną. Sferze duchowej poświęcamy jednak bardzo mało czasu, a na samym końcu są nasze emocje. A to one w głównej mierze decydują o naszej efektywności. Jeżeli na przykład poprowadzisz spotkanie, hamując emocje, powinieneś je rozładować, choćby dzięki wysiłkowi fizycznemu. Potem będziesz efektywniej pracował. (Więcej o roli emocji w wykonywaniu pracy pisałam w Fachowcu Lubelskim listopad–grudzień 2018.)

12. Zarządzanie czasem pracy, czyli umiejętność ustalania priorytetów w swojej pracy.

Od tego, jak rozplanujemy zadania do wykonania w ciągu całego dnia, zależy ile i jak zrobimy. Przykładem może być stosowanie metody polegającej na robieniu listy zadań według ich pilności – od najpilniejszych po mało pilne. Jeśli chcesz rozwijać tę umiejętność, zachęcam do zapoznania się z metodą macierzy Eisenhowera.

Efektywność da się zmierzyć

Po co? Żeby wiedzieć, czy podejmujemy słuszne działania. Dzięki pomiarowi efektywności możemy ocenić ich sprawność i skuteczność. To samo dotyczy zarządzania i wszelkich procesów, które mają miejsce w firmie. Pomoże nam także obiektywnie ocenić zyski, szybkość i trafność reakcji na wzywania rynku oraz sposób budowania przewagi nad konkurencją.

Jak to zrobić? Najprościej odejmując od efektów działania (wyników) poniesione nakłady. Wyraża się to wzorem:

We = E – N,

gdzie: We – efektywność,
E –efekt, N – nakład

Przykłady:

E – zysk z faktur od klienta, realizacja targetu, liczba nowych klientów, rotacja pracowników itp.

N – koszt paliwa, czas trwania operacji i transakcji, czas przeznaczony na rekrutację itp.

Co wpływa na efektywność osobistą?

Efektywność osobista wymaga wykształcenia w sobie wielu nawyków i umiejętności, które umożliwiają wykorzystywanie swojego potencjału w pełni. Należą do nich:

  • pozytywne nastawienie – to na początek do wzmocnienia swojej efektywności;
  • zarządzanie czasem – w tym wyznaczanie celów, ustalanie priorytetów, radzenie sobie z nadmierną ilością spraw do załatwienia, organizacja pracy własnej;
  • podstawy skutecznego myślenia – praca nad zapamiętywaniem, efektywną nauką, rozwojem intelektu, pamięcią, wyobraźnią;
  • sztuka autoprezentacji – poprawianie własnego wizerunku i samooceny, sztuka komunikacji;
  • kreatywność i tworzenie klimatu sprzyjającego myśleniu kreatywnemu, innowacje;
  • zachowywanie równowagi między pracą a życiem osobistym – kondycja psychiczna i fizyczna.

    Małgorzata Bogdanowicz – psycholog, trener biznesu, terapeuta. Od 10 lat tworzy i rozwija zespoły sprzedażowe, z pasją przekazując swoje doświadczenia z branży reklamowej, wydawniczej, radiowej, motoryzacyjnej, budowlanej i meblarskiej. Pracuje również przy projektach związanych z rozwojem pracowników w zakresie Work Life Balance, zarządzania wiekiem. Praktyk w prowadzeniu szkoleń z zakresu negocjacji i obsługi klienta w handlu, komunikacji interpersonalnej, umiejętności menadżerskich. Zawodowo specjalizuje się w zarządzaniu zasobami ludzkimi, tworzeniu programów szkoleniowych.