Proces negocjacji

Sławomir Wyspiański, www.wyspianski.net

Cały proces negocjacyjny można podzielić na przygotowanie (analizę i planowanie) oraz rozgrywkę negocjacyjną, czyli dyskusję nad wypracowaniem rozwiązań, korzystnych dla wszystkich stron. W tym odcinku naszego cyklu zajmiemy się najważniejszym etapem tego procesu, jakim jest przygotowanie się do negocjacji.

Dlaczego dobre przygotowanie jest tak ważne?

Fundamentem dobrze przeprowadzonych negocjacji jest znakomite przygotowanie się do ich poprowadzenia. Zgodnie z opinią specjalistów od negocjacji dobre przygotowanie w ¾ decyduje o końcowym sukcesie negocjacyjnym i uzyskaniu maksymalnych korzyści przez wszystkie strony. A zatem skoro dobre przygotowanie jest tak istotne, to co składa się na ten ważny etap?

ANALIZA

Analiza obiektywnych kryteriów sektora/branży

Prowadząc rzeczowe negocjacje, których celem jest długofalowa współpraca, powinniśmy dążyć do zbudowania zaufania do drugiej strony. Jednym z podstawowych elementów będzie posługiwanie się tym samym kodem branżowym. Nie powinniśmy oczekiwać 5 lat gwarancji w sytuacji, gdy na towar/usługi jest udzielana 2-letnia gwarancja. Nasze ponadnormatywne oczekiwania w tym względzie powinny być poparte zaplanowanymi ustępstwami w innym miejscu – oczekujemy dłuższej gwarancji (jest to dla naszej strony sprawa bardzo istotna), ale jesteśmy zdolni za to dodatkowo zapłacić (ustępstwa cenowe). W każdej z branż obowiązują pisane (wynikające z przepisów prawa), bądź niepisane (wynikające z praktyki biznesowej) obiektywne kryteria, które powinniśmy uwzględniać w toku przygotowań i prowadzenia negocjacji.

Znajomość własnej oferty

W toku rozgrywki negocjacyjnej powinniśmy być przygotowani na udzielenie odpowiedzi na wszystkie merytoryczne pytania partnerów. Oczywiście w przypadku bardzo złożonych linii technologicznych negocjatorzy nie są w stanie znać wszystkich parametrów technicznych sprzedawanych/kupowanych urządzeń czy też usług. Ale negocjacje to gra zespołowa i w skład takiego zespołu powinni wchodzić specjaliści, którzy w każdej chwili są w stanie udzielić odpowiedzi na najbardziej zawiłe czy podchwytliwe pytania.
Kolejny aspekt związany ze znajomością własnej oferty to przełożenie każdego z jej możnych stron na język korzyści drugiej strony. Otóż w toku rozgrywki operujmy językiem korzyści partnera, dowodem których będą obiektywne parametry naszej oferty.

BATNA

Bez BATNA negocjacje nie mają większego sensu, gdyż pozbawiają psychologicznego komfortu zerwania rozgrywki negocjacyjnej. BATNA to akronim od angielskiego terminu Best Alternative to Negotiated Agreement, czyli Najlepsza Alternatywa do Negocjowanego Kontraktu. Nie mając alternatyw, jesteśmy skazani tylko na jednego partnera negocjacji i w tym przypadku ich zerwanie prowadzi nas do całkowitej klęski. Ponadto dobrze przygotowana do negocjacji druga strona zorientowawszy się, iż nie posiadamy BATNY, może wykorzystać jej brak do uzyskania ponadnormatywnych ustępstw z naszej strony, stosując groźbę ich zerwania.

Oto przykład BATNA. Wyobraźmy sobie, że chcemy sprzedać powierzchnię biurową, której jesteśmy właścicielem. Zebraliśmy z rynku oferty na jej zakup. Najlepszą ofertę będziemy negocjować, a kolejna co do atrakcyjności z naszego punktu widzenia będzie naszą alternatywą, czyli BATNĄ. Ponadto posiadając tylko jednego oferenta na zakup powierzchni, możemy brać pod uwagę jej wynajem nowym najemcom bądź podniesienie czynszów dotychczasowym użytkownikom. BATNA powinna być zawsze dobrze przemyślana i przygotowana, gdyż siła naszych alternatyw będzie decydować o naszej sile w toku negocjacji.

Analiza własnych interesów

Kolejny etap przygotowań do negocjacji to gruntowna analiza naszych potrzeb i interesów oraz przełożenie ich na mierzalne kwestie negocjacyjne. Oto przykłady takich dobrze zdefiniowanych kwestii negocjacyjnych (np. przy zakupie/sprzedaży linii technologicznej lub sprzętu komputerowego):

  • cena;
  • termin dostawy;
  • termin wdrożenia;
  • długość gwarancji;
  • czas reakcji serwisu;
  • warunki i termin zapłaty;
  • szkolenie pracowników.

Każda z powyższych kwestii jest mierzalna i umożliwia zaplanowanie celów/ustępstw/kotwicy, o czym w dalszej części tej opowieści.

Hierarchia interesów

Po dokładnym nazwaniu i zbudowaniu listy kwestii, które powinny być negocjowane, należy określić ich ważność z naszego punktu widzenia. Analogiczną analizę powinniśmy przeprowadzić dla drugiej strony, antycypując (zakładając) jej interesy i ich hierarchię. Będąc specjalistą z dużym doświadczeniem w swoim sektorze, mogę powiedzieć, że takie „wróżenie z fusów” w odniesieniu do partnera negocjacji wcale nie musi odbiegać od realiów. Rezultatem tego etapu pracy może być przykładowa tabela nr 1.

Tak opracowane rzetelne (ale uwaga na myślenie życzeniowe) zestawienie daje nam wgląd w możliwe strategie negocjacyjne, które możemy zrealizować. Im większe będą rozbieżności w stopniu ważności poszczególnych kwestii negocjacyjnych dla obydwu stron, tym większe szanse na zrealizowanie strategii WYGRANY/WYGRANY. W sytuacji pełnej zbieżności stopnia ważności tych kwestii, jedynym wariantem strategicznym będzie KOMPROMIS. Już na tym etapie możemy przystąpić do wstępnej fazy planowania strategii prowadzenia rozgrywki negocjacyjnej, a co za tym idzie – sekwencji ruchów taktycznych.

PLANOWANIE

Przechodzimy do kolejnego etapu przygotowań do negocjacji, jakim jest ich zaplanowanie. Pracując w oparciu o wcześniejszą tabelę, powinniśmy stworzyć mapę naszych negocjacji.

Kluczowe wartości

Na tym etapie powinniśmy zaplanować kluczowe (skwantyfikowane, czyli mierzalne) wartości w odniesieniu do każdej z kwestii negocjacyjnych. Nasze plany powinny uwzględniać tzw. obiektywne kryteria branży, o których wspomniałem wcześniej. I tak nasz plan podzielimy na trzy części:

  • cele negocjacyjne – to wartości, których uzyskanie w toku negocjacji nas zadowoli;
  • planowany poziom ustępstw – to poziom, po przekroczeniu którego bardziej atrakcyjna zaczyna być nasza BATNA;
  • kotwica, czyli oferta wstępna – skoro negocjacje to psychologiczna gra, polegająca na wzajemnej wymianie ustępstw, to w toku przygotowań powinniśmy taką przestrzeń zaplanować, czyli zakotwiczyć ofertę wstępną. W żargonie negocjacyjnym nazywamy to zjawisko kotwicą, którą powinniśmy rzucić ambitnie i daleko w imię zasady „żądaj jak najwięcej, ale nie za dużo”.

Święty Graal negocjacji

Tabela nr 2 stanowi strategiczną mapę naszych negocjacji. Jest to kwintesencja dobrego przygotowania się do tego złożonego procesu psychologicznego i klucz do negocjacyjnego sukcesu, którego efektem końcowym może być wynik ekonomiczny, choć nie zawsze, gdyż prowadząc negocjacje rodzinne (np. w trakcie rozwodu kwestie opieki nad dzieckiem), do kwestii finansowych możemy się wcale nie odnosić. A skoro dobre przygotowanie do negocjacji w ¾ decyduje o końcowym sukcesie, to ta tabela, czyli nasza mapa, będąca kwintesencją dobrego przygotowania się, będzie też kluczem do całych negocjacji, czyli tzw. Świętym Graalem negocjacji.

Ważne drobiazgi

Na zakończenie tego odcinka należy wspomnieć o kilku istotnych kwestiach. Otóż w toku profesjonalnego przygotowania do negocjacji powinniśmy również pamiętać o wydawałoby się drobnych sprawach, których pominięcie może nas drogo kosztować:
o czym decydujesz – jaki masz zakres uprawnień decyzyjnych w odniesieniu do wszystkich kwestii negocjacyjnych, czyli do jakiego poziomu możesz ustępować bez potrzeby konsultowania się z przełożonym;

  • ile masz pieniędzy – jakim budżetem dysponujesz na przeprowadzenie negocjacji (delegacje, pobyt w hotelu, spotkania z kontrahentami w restauracjach). W przypadku przeciągających się
  • negocjacji zagranicznych te kwoty mogą okazać się całkiem pokaźne;
    ilu masz ludzi – negocjacje to gra zespołowa i przed przystąpieniem do rozmów negocjacyjnych musisz być pewien, kto jest w twoim zespole, czyli na kogo możesz liczyć w przypadku nagłej
  • potrzeby konsultacji (np. główny technolog wcale nie musi uczestniczyć w rozgrywce, ale jego wsparcie merytoryczne może mieć kluczowe znaczenie dla sprawnego przebiegu negocjacji);
  • czego chcesz się nauczyć;
  • czego chcesz się dowiedzieć;
  • co chcesz powiedzieć/co chcesz przemilczeć;
  • jak chcesz być widziany – jaki wizerunek chcesz pozostawić po sobie u partnera na przyszłość; czy będzie on zachęcał do dalszej długofalowej współpracy, czy raczej zakończy się na jednorazowej umowie;
  • i co będzie potem – czy twoja strategia negocjacyjna zakłada długofalową i harmonijną współpracę z partnerem negocjacyjnym (grasz rzeczowo lub miękko), czy raczej nastawiasz się na jednorazowy strzał (grasz twardo).

Podsumowanie

Powyższe dywagacje nie wyczerpują zagadnienia dobrego przygotowania się do negocjacji, a jedynie je tutaj sygnalizują. Negocjacje to praktyczna dziedzina umiejętności, bez których w biznesie ciężko sobie wyobrazić sprawne i efektywne funkcjonowanie. Negocjujemy na co dzień, z reguły bazując na naszej na pewno bardzo dobrej intuicji. Wprowadzenie odrobiny systematyki i planowania negocjacji na pewno tej dobrej intuicji tylko pomoże.


Sławomir Wyspiański
Autor prowadzi wykłady i praktyczne warsztaty z negocjacji biznesowych na Uczelni Łazarskiego w Warszawie w ramach studiów podyplomowych „Negocjacje i mediacje”. Prowadzi również firmę doradczą, specjalizującą się w negocjacjach oraz komunikacji marketingowej (www.wyspianski.net). Jego pasje to fotografia, filmowanie i żeglarstwo.

 

 

 


 

Oceń artykuł
[Głosów:0    Średnia:0/5]