Do targów trzeba się przygotować

Elżbieta Amborska ela@ihz.pl

Na targach można osiągnąć wiele, albo nic. Wszystko zależy od poziomu przygotowania firmy do udziału w takiej imprezie. Planując udział w targach trzeba je dobrze wybrać, określić cele do osiągnięcia i środki, które nam to zapewnią.

Od co najmniej dziesięciu lat udział w targach budzi wątpliwości wśród potencjalnych wystawców. Do grona najsilniej wątpiących w jego opłacalność należą zwykle firmy nastawione na bezpośrednią sprzedaż swoich produktów i usług podczas trwania imprezy. Tymczasem targi zmieniły swoją funkcję i oferują cały pakiet korzyści, bezpośrednia sprzedaż to tylko jedna z nich – ważniejsze od niej stały się możliwość zdobycia informacji i nawiązania kontaktów. Aby osiągnąć satysfakcjonujące efekty udziału w takiej imprezie, musimy wybrać targi odpowiednie dla firmy i dobrze przygotować jej udział w tym wydarzeniu.

Wybierz imprezę

Poszukując imprez odpowiednich dla swojej firmy i jej produktów pod uwagę należy wziąć to, czy mają one zakres lokalny, krajowy czy międzynarodowy, czy są ważnym wydarzeniem dla danej branży, czy wystawcy to liderzy rynku czy może konkurenci oraz dla kogo organizowane są targi – dla specjalistów (B2B) czy klienta masowego (B2C). Od organizatorów warto uzyskać informacje na temat promocji wydarzenia oraz dane statystyczne dotyczące liczby odwiedzających (krajowych i zagranicznych) wybrane targi i tego, kim oni są (przedstawiciele firm, studenci, osoby prywatne itp.), liczby wystawców, patronów medialnych oraz wynajętej powierzchni. Dokładnie należy przestudiować program imprezy i sprawdzić, czy przewidziane są imprezy towarzyszące (konferencja, seminaria, warsztaty, konkursy, pokazy itp.).

Zanim zapadnie decyzja o wzięci udziału w konkretnych targach, firma powinna uwzględnić cykliczność imprezy, doświadczenie organizatorów oraz opinię, jaką dane targi cieszą się wśród wcześniejszych uczestników (warto sięgnąć po relacje z targów i rekomendacje dotychczasowych wystawców), a także wśród klientów firmy (o ile planowane są spotkania z nimi).

Promuj swój udział

Sama obecność na targach to za mało, żeby zostać zauważonym i zapamiętanym. Dla osób z branży targi to miejsce pracy i większość z nich przyjeżdża na nie z przygotowanym harmonogramem spotkań i zadań do zrealizowania. Odwiedzający też nie zwiedzają wszystkich stosik po kolei, ale przychodzą w poszukiwaniu produktów i usług, które rozwiążą ich problemy. Dlatego udział w targach firma musi wypromować jeszcze przed rozpoczęciem imprezy, kiedy łatwiej przyciągnąć uwagę zwiedzającego. Wykorzystać w tym celu może własną stronę internetową, profil na facebooku czy fan page. Do specjalistów, dostawców, partnerów i klientów firma powinna rozesłać zaproszenia (mailem lub pocztą tradycyjną) do odwiedzenia swojego stoiska. Osoby, które firma chce do siebie przyciągnąć, powinno się jednocześnie poinformować o tym, co na targach będzie ona oferować, jakie akcje będzie prowadzić i w jakich wydarzeniach uczestniczyć.

Bardzo skuteczną metodą promowania udziału w targach może być marketing szeptany – jeśli ktoś puści w obieg intrygującą informację o firmie, jej akcji bądź produkcie, ludzie będą ją sobie przekazywać. Służą temu spotkania z klientami i osobami opiniotwórczymi, branżowe strony internetowe, czasopisma i portale społecznościowe.

Gdy do targów zostało niewiele czasu, udział w targach można wypromować podczas wizyt handlowych, reklamą, artykułem bądź wywiadem w czasopiśmie lub na portalu branżowym, na odwrocie faktur czy też poprzez ulotki dołączane do opakowań zbiorczych. Warto też pomyśleć o promocji stoiska wśród osób czekających na wejście na teren targowy.

Przygotuj kadrę

Osoby, które będą reprezentowały firmę na targach, muszą posiadać odpowiednią wiedzę. Wiedzieć muszą przede wszystkim, po co firma w targach bierze udział, jakie cele chce dzięki temu osiągnąć. To pomoże określić zadania, które trzeba będzie podczas trwania imprezy zrealizować i zorganizuje pracę personelu stoiska. Łatwiej będzie mu na przykład zidentyfikować klientów, którym można poświęcić więcej czasu i tych, z którymi rozmowy należy skracać.

Personel wyjeżdżający na targi powinien być bardzo dobrze przygotowany także pod względem merytorycznym. Czas gości odwiedzających stoisko często jest ograniczony harmonogramem zaplanowanych spotkań, dlatego bardzo sobie cenią profesjonalizm, znajomość branży, technologii i oferty firmy, którą personel reprezentuje, a także rzetelne i fachowe porady.

Sprawne i efektywne komunikowanie się wymaga jednak nie tylko wiedzy merytorycznej, ale także kompetencji, których wielu pracowników firmy nie potrzebuje do skutecznego wykonywania swoich codziennych obowiązków. Przygotowując ich do udziału w targach, często organizuje się szkolenia z zakresu technik obsługi klienta, sprzedaży, negocjacji i komunikacji interpersonalnej. Cennym wsparciem dla handlowców może być szkolenie na temat zasad sprzedaży doradczej.

Zaplanuj stoisko

Projekt stoiska powinien uwzględniać wielkość i lokalizację wynajętej przez firmę powierzchni wystawowej, tożsamość firmy oraz realizowane przez nią na targach cele.

Rozmiary i lokalizacja stoiska nie powinny zależeć jedynie od kosztów, które trzeba ponieść na wynajęcie powierzchni, ale także od celów przyjętych do realizacji na targach. Warto sprawdzić wymiary hali wystawowej i jej rozkład, zwłaszcza na wygląd przejść między stoiskami oraz wygląd stoisk sąsiadujących ze sobą.

Aby odzwierciedlać tożsamość firmy, w projekcie trzeba dobrze wyeksponować jej logo, wykorzystać firmowe fonty oraz kolory – powinny one być obecne także w wyglądzie personelu obsługującego stoisko. Tożsamość firmy odzwierciedlać powinny także dostępne na stoisku materiały graficzne: katalogi, broszury itp.

W zależności od celów, które firma chce zrealizować na targach, projekt może być zorientowany na:

  • produkt – prezentacja technicznych aspektów produktów prezentowanych na stoisku, im ich mniej, tym lepiej (nadmiar rozprasza uwagę, warto eksponować te najpopularniejsze lub najbardziej innowacyjne);
  • rozwiązania – demonstracja umiejętności wystawcy we zakresie oferowanych rozwiązań dopasowanych do indywidualnych potrzeb klienta;
  • komunikację (oraz imprezy) – przyciąganie uwagi odwiedzających targi poprzez oddziaływania emocjonalne (ciekawe wydarzenia, konkursy itp.);
  • konkurencję – podkreślanie przynależności do pewnego sektora firm, spośród których wystawca wyróżnia się w jakimś aspekcie.

Zapewnij odpowiednie materiały

Wszyscy pracownicy firmy obecni na stoisku powinni dysponować firmowymi gadżetami oraz odpowiednimi materiałami reklamowymi i informacyjnymi (ulotki, prospekty, katalogi, płyty CD/DVD, pendrive’y z prezentacjami itd.). Ich forma oraz zawartość zależą od tego, co firma dzięki targom chce uzyskać oraz kreatywności agencji reklamowej, z którą współpracuje. Jeżeli podstawowym celem udziału w targach jest promocja produktu, przy sobie trzeba mieć materiały informacyjne dotyczące całej eksponowanej oferty. Gdy firmie zależy na komunikacji i wzmocnieniu relacji, dla najważniejszych klientów warto przygotować drobne, zaskakujące upominki.

Oprócz materiałów promocyjnych, personel stoiska wyposażony powinien być w materiały niezbędne do realizacji zadań niezwiązanych z promocją firmy i jej oferty. Jeżeli na przykład firma chciałaby pozyskać jak najwięcej informacji do swoich baz danych, niezbędne będą odpowiednie ankiety, formularze, kwestionariusze itp., które ułatwią zbieranie danych i ich utrwalenie.

Działaj po targach

Ze względu na zmianę roli targów z miejsca sprzedaży na miejsce zbierania informacji i nawiązywania kontaktów, podstawowy cel działalności większości firm, jakim jest sprzedaż, realizowany jest po ich zakończeniu. Po powrocie do firmy trzeba zatem podziękować wszystkim kontrahentom, partnerom, klientom i współpracownikom, którzy skorzystali z zaproszenia wysłanego przed targami.

Za wizytę podziękować trzeba też osobom, z którymi firma nawiązała kontakt po raz pierwszy. Zwłaszcza tym, którym personel stoiska obiecał, że firma skontaktuje się z nimi po targach. Jeżeli obsługa obiecała przesłanie dodatkowych informacji na temat firmy bądź jej produktów, trzeba dopilnować, aby dokonano tego w krótkim czasie od zakończenia targów. W przeciwnym wypadku ucierpi jej wiarygodność, a to w biznesie duża strata.

Bardzo istotnym elementem działań po zakończeniu imprezy targowej jest sprawdzenie, w jakim stopniu zrealizowane zostały założone przez firmę cele i ile to kosztowało. Widoczne stanie się wówczas, w których imprezach warto brać udział oraz jak poprawić rezultaty udziału w targach. Wiedza ta przyda się także do planowania udziału w kolejnych targach i wydatków z nimi związanych.

Jeżeli przed targami zadbaliśmy o dokumentację stoiska, po imprezie można je opublikować w prospektach reklamowych, na stronie internetowej, w mediach społecznościowych bądź przesyłając je klientom wraz z podziękowaniami za przybycie i rozmowę.

Oceń artykuł
[Głosów:0    Średnia:0/5]